Guía definitiva para la administración del tiempo


Muchas veces os habréis encontrado a lo largo de vuestra vida empresarial, en serias dificultades y con un elevado nivel de estrés debido sobre todo a la sensación de que tenéis muchas cosas que hacer y muy poco tiempo para llevarlo a cabo, y es que uno de los factores para eliminarlo es ser conscientes de la importancia que tiene una buena administración del tiempo.

Esto puede conducir en muchas ocasiones a estar continuamente ocupados sin tener tiempo para nada, pero teniendo la sensación una vez finalizada la jornada de que no has hecho nada a lo largo del día.

Por eso es importante una buena planificación y organización de cara a poder lograr todos los objetivos, ya que la solución no está en que los días tengan más horas, ni hacerlo todo deprisa y corriendo sino en saber organizarse y determinar qué tengo que hacer, y qué debo hacer antes.

Hoy quiero ayudarte a establecer una mejor organización, y conseguir que lleves a cabo todas tus tareas sin necesidad de tener que realizar jornadas maratonianas. Aunque si son tareas de asesoría que no van a aportar ningún valor a tu negocio, te recomiendo que acudas a profesionales 😉

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¿Estás preparado? Pues empezamos….

Antes de comenzar a trabajar y ver como nos administramos el tiempo, los expertos comentan que lo primero que se debe de hacer es sentarse tranquilamente y establecer una planificación sobre las distintas tareas que hay que realizar. Se debe de jugar siempre con dos variables muy significativas: la urgencia y la importancia.

Para ello, se debe de utilizar lo que algunos expertos han bautizado con el nombre de Matriz de Covey. Esta Matriz, consiste en elaborar una cuadrícula dividida en cuatro partes, tal como enumeramos, e ir anotando en ellas cada una de las tareas que tengamos que realizar de acuerdo con la clasificación:

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* Acepto las condiciones del aviso legal.

COLUMNA 1 “Lo importante y lo urgente

Son aquellas tareas que no hay más remedio que hacerlas lo antes posible, y en algunos casos de forma inmediata. Pueden consistir en imprevistos o situaciones que no se han podido predecir y surgen de repente, requiriendo por tanto una realización de forma inmediata.

O también pueden consistir, en tareas que no tenían dicha categoría, pero que debido a una mala planificación se han convertido en urgentes. Por ejemplo, las notificaciones de Hacienda.

Cuando recibimos una, lo primero es no ponerse nervioso, y lo segundo contestarla lo antes posible, ya que Hacienda concede un plazo para contestar y una vez pasado ese plazo incurrirían en intereses de demora.

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COLUMNA 2 “Lo importante y lo NO urgente

Esta columna es quizás la más importante, y a la que convendría dedicarle más tiempo. Se trataría de todas aquellas tareas que hay que realizar a largo plazo, pero con una buena planificación y organización, pueden ir haciéndose poco a poco para evitar que pasen a la columna 1º, y conseguir que se conviertan en algo estresante.

Un claro ejemplo sería la gestión de tu negocio, revisar las facturas, que todo este correcto así como otros temas similares. Pero no es necesario que te encargues de todo. Para ello cuentas con la asesoría amiga mía AYUDA T PYMES, que estará encantado de ayudarte en todo lo que necesites y quitarte pero de tus actividades.

COLUMNA 3 “Urgente y no importante”

Esta columna es la que se conoce como la del engaño. Se trata de las tareas que consideramos que hay que hacer de forma urgente, pero una vez que nos ponemos a verla tranquilamente, no son tan importantes y pueden pasar a un segundo plano dando mayor prioridad a las anteriores.

¡Es muy importante identificar este tipo de tareas!, para así poder evitar mezclarlas con las que verdaderamente lo son, y nos roben más tiempo de la cuenta.

 Aquí entrarían por ejemplo, las llamadas a los clientes. Es cierto que los clientes son la parte importante de tu negocio, y hay que cuidarlos. Pero también hay que saber distinguir que clientes son los prioritarios, y cuáles van a quitarnos más tiempo de forma improductiva.

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COLUMNA 4 “No urgente y no importante

Son tareas que “no sirven para nada”. Me explico, no quiere decir que no haya que hacerlas, quiero decir que se deben de hacer pero teniendo claro que son tareas poco importantes, y que su realización debe de quedar relegada a lo último.

Por ejemplo, la visita de la bandeja spam de tu correo electrónico. Es algo que no es fundamente, pero conveniente de revisar de vez en cuando por si llega algo interesante.

Como veis, se trata de un esquema muy sencillo, pero tiene un problema, y es que es muy difícil de llevarlo a la práctica. Su uso, y lo más importante, su eficiencia, no es algo que se consiga de la noche a la mañana.

Pero eso no debe de desalentaros, ya que con la práctica podréis conseguir llevarlo a cabo y por tanto, ser más eficiente, evitando tener que realizar largas jornadas y terminarlas con la sensación de no haber aprovechado el tiempo.

Por último me gustaría también destacar que estos son una serie de pasos para ayudarnos a organizarnos, pero que hay muchas ocasiones en los que debido al volumen de trabajo, sea necesario meter a una persona para que nos ayude y empezar a delegar.

¿Y tú? ¿Qué métodos utilizas para administra tu tiempo? ¿Conocías ya este?

Guía definitiva para la administración del tiempo
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