Cierre contable de una empresa: 12 consejos para no liarla

Cierre contable: cómo no liarla en las cuentas anuales de tu empresa

Ya en las últimas del año, repasamos en GesTron un tema de contabilidad básica para PYMES, la gestión de las cuentas anuales en el cierre contable del ejercicio.

Y digo contabilidad básica no porque se trate de temas precisamente poco complejos, sino por la importancia de su adecuado tratamiento en el cumplimiento de las obligaciones fiscales de ayuda  una pequeña y mediana empresa.  Nuestros amigos de la asesoría online y presencial, Ayuda T Pymes, nos ayudarán a arrojar luz sobre todo esto.

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¿Qué es el cierre contable del ejercicio?

La definición de cierre contable lo determina como el proceso por el cual se cancelan las cuentas de resultado de una sociedad, compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, gastos de explotación y comercialización), con el fin de trasladar su importe a las cuentas de balance correspondientes (activo, pasivo y patrimonio).

El cierre contable de una empresa se determina como un aspecto esencial de la contabilidad básica de cualquier sociedad, de cara a conocer y contrastar la evolución y el resultado económico del ejercicio, cuantificar beneficios o pérdidas, así como a la hora de cumplimentar las obligaciones fiscales de una pyme.

Como te comentaba antes, el proceso del cierre contable de cuentas anuales implica la revisión exhaustiva de nuestra actividad contable, con el fin de atisbar desviaciones o errores y que la información quede reflejada fehacientemente.

Si no cuentas con los servicios de un asesor experto, puedes darnos un toque para que nos encarguemos del cierre contable de tu empresa, o puedes tener en cuenta tú mismo las siguientes pautas:

Cierre contable de una PYME: ¿qué trámites debes revisar en las cuentas anuales?

Cuentas de tesorería 

Se trata de un registro donde queda reflejada la liquidez de tu empresa en función de los movimientos que se han realizado en sus cuentas bancarias y en la propia caja de la sociedad, las cuentas de tesorería (cuentas 570/572).

En este sentido, tendrás que asegurarte de que las cifras que se bajaran en tus cuentas anuales se corresponden con las que aparecen en los extractos bancarios a 31 de diciembre del ejercicio actual. Si existen desviaciones, tendrás que resolverlas y justificarlas.

En cuanto al flujo de caja, habrá que encargarse de contabilizar las entradas y salidas de efectivo realizadas. Los resultados no deben arrojar saldos negativos, a excepción de descubiertos justificados por el banco del grupo 52, “deudas a corto plazo”.

La cuenta 555 debe quedar a 0

Cuando en las cuentas anuales detectamos movimientos bancarios que no terminamos de identificar de forma adecuada, se contabilizan en la cuenta 555. Esta, que ayuda a contabilizar partidas desconocidas, debe quedar finalmente a cero, dichos movimientos identificados y aplicados en su cuenta oportuna.

Cómo reflejar deudas pendientes en las cuentas anuales

Cuando tenemos una deuda cuyo importe será satisfecho en un periodo superior al año, tienen que contabilizarse como cuentas de préstamo a largo plazo, dentro del grupo 170. Sin embargo, el importe que será abonado en el ejercicio actual, debe ser actualizado y ser contabilizado como cuentas de préstamo a corto plazo, en el grupo 520.

Ten en cuenta que de otro modo, las cuentas anuales de tu pyme no reflejarían el valor de sus pasivos en función al nivel de exigencia de la deuda.

Inmovilizado y amortizaciones contables

El inmovilizado se conforma por todos los bienes que son empleados por una pyme a largo plazo en el desarrollo de su actividad. Es decir, no se ‘gastan’ inmediatamente, sino que forman parte del proceso productivo de forma duradera.

Teniendo esto en cuenta, el inmovilizado no puede contabilizarse como un gasto dentro de un único ejercicio, sino como inversión. Por ello, se hace fraccionadamente a través de la amortización, llevando cada año al grupo 68 de gasto una parte del inmovilizado.

Este traspaso no puede realizarse de cualquier forma, sino que debe hacerse atendiendo a una serie de reglas determinadas por la normativa fiscal. En el caso de las PYMES, también de aquellos autónomos acogidos al régimen de estimación directa normal, las partidas amortizadas siguen las siguientes pautas:

Cuantifica tus existencias

Si compras mercancía con vistas a venderla directamente o a incorporarla en algún punto de la producción de tu empresa, ten en cuenta que su coste debe ser contabilizado no necesariamente en el ejercicio en el que ha sido repercutido, sino en el momento de ser vendida la existencia o ‘gastada’ en el proceso productivo.

Es decir, no todas las adquisiciones de existencias realizadas en un ejercicio, se contabilizan como gastos del mismo, sólo las que se han vendido o incorporado al proceso de producción en dicho año.

Esto implica necesariamente contabilizar las unidades físicas de mercancía a comienzos y a final del ejercicio. Así sabrás qué cifra debes aplicar en el grupo 3 de tus cuentas anuales de resultado.

¡Ojo con perder facturas o contabilizarlas mal!

Ojo con perder facturas y no poder justificar alguna operación o el estado de tus cuentas de clientes, proveedores y acreedores (cuentas 43 y 40/41). Asegúrate de haber contabilizado de forma adecuada tu facturación, cobros y pagos abonados. Es importante de cara a la gestión de tu contabilidad básica pero, también y sobre todo, de cara a declarar al fisco los impuestos correspondientes.

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Cuentas de gastos de personal y de remuneraciones pendientes de abono

Asegúrate de que la contabilización de las partidas vinculadas al personal de tu empresa (cuentas del grupo 64), como nóminas o cotizaciones en la Seguridad Social, se transladen a las cuentas 640 y 642.

La cuantía de las nóminas deben corresponderse con lo que se ha declarado a través del modelo 111 por rendimientos del trabajo, por retenciones trimestrales y el resumen del ejercicio a través del modelo 190.

Además, en la cuenta 465 de “remuneraciones pendientes de pago” se refleja un saldo correspondiente a lo que queda al pendiente de pago a los empleados.

Impuestos y cuentas con administraciones en el cierre contable

En cuanto a la declaración de las cuentas de IVA, debes haber gestionado tus obligaciones trimestralmente, habiendo hecho los traslados a cuenta correspondientes, ya en función de tu resultado (si te sale a pagar o a devolver), esos traspasos deben haberse ejecutado desde las cuentas 472 y 477 a la cuenta 470 de Hacienda como deudora o a la cuenta 475 de Hacienda como acreedora.

Al final, tendrás que asegurarte de que las declaraciones trimestrales y lo reflejado en tu contabilidad básica encaja.

En la cuenta 475, subcuenta 4751, se recogen los saldos en retenciones tributarias pendientes de pago a la Agencia Tributaria. Estos deben coincidir con los modelos 111, 115 y, si corresponde, el modelo 123, que habrás ido declarando a lo largo del ejercicio.

Si lo has hecho todo de forma correcta, estas cuentas a final de año deben reflejar la cuantía de las retenciones que tendrás que presentar en la declaración de enero. El importe de la cuenta 473, tiene que cuadrar con el total de retenciones soportadas por la empresa, así como el importe de pagos trimestrales fraccionados a través del modelo 202.

La cuenta 476 refleja los abonos realizados o a la espera de ser resueltos, en concepto de cotizaciones en seguros sociales.  Cuando termine diciembre de cada ejercicio, su importe debe ser el mismo que el del modelo TC.

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Préstamos entre socios y la empresa

Es bastante común que entre los socios de una pyme y la propia sociedad, o entre empresas vinculadas, se lleven a cabo operaciones puntuales con el fin de ofrecer liquidez, que vienen siendo reflejadas comúnmente en el subgrupo de cuentas 551.

Debes tener en cuenta que este tipo de prácticas normalizadas pueden acarrearte problemas con Hacienda. Para evitarlo, además de no sistematizarlo, debes justificar las transacciones de forma adecuada. Esto implica determinar importes, el plazo de devolución y sus condiciones.

Si las operaciones de este tipo son frecuentes, los importes deben cederse a través de cuentas de préstamo/crédito, con el correspondiente registro de intereses y la liquidación de sus retenciones, o aportar el capital como patrimonio neto de la empresa en caso de que se realicen a fondo perdido.

Prorrateo de gastos

Los pagos correspondientes a gastos que cubran más de un ejercicio deben ser prorrateados para evitar descuadres en nuestra contabilidad básica (cuenta 480). Es el caso de pólizas de seguro u otro tipo de servicios cuyo desembolso abarque por ejemplo, el ejercicio actual y la mitad del siguiente.

Patrimonio neto e Impuesto sobre Sociedades

La suma de las cuentas que conforman el patrimonio neto de una pyme, es decir, la suma de las cuentas de capital social, reservas, aportaciones de socios, pérdidas de ejercicios anteriores y cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio, representa el valor real de la sociedad. Este saldo jamás debería ser negativo, ni estar por debajo del capital social.

Con la revisión de este aspecto de tu contabilidad básica, obtendrás una visión clara del estado real de tu negocio. A partir del resultado que arroje este aspecto de las cuentas anuales, podrás aplicar el gasto a asumir en concepto de Impuesto sobre Sociedades.

Subvenciones de capital

No estaría mal que también compruebes las cuentas 130 y 131 relativas a subvenciones de capital. En caso de que contuvieran salgo, es interesante traspasarlo a la cuenta de resultados del ejercicio para evitar la distorsión de los resultados de nuestras cuentas anuales, al verse minorados por su repercusión en el Impuesto sobre Sociedades.

Cierre contable de una empresa: 12 consejos para no liarla
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