Cómo hacer una factura paso a paso

Como hacer una factura

Te has dado de alta como autónomo o por fin has conseguido crear tu sociedad limitada y levantar tu propia empresa. ¿Sabes cuál es la operación más común que tendrás que hacer día tras día? Hacer facturas.

No importa que las crees en Excel, en Word, en un programa de facturación o a mano. Tendrás que crear facturas a diario. De hecho, cuantas más facturas crees, mejor.

¿Y cómo se hace una factura? ¿Cuándo tengo que incluir el IVA? ¿Y la retención? Pues es bastante fácil y en este artículo te enseñaré cómo hacer una factura, sea del tipo que sea.

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Contenido de una factura

Lo primero que debes saber es el contenido que debe de haber sí o sí en una factura, que es el siguiente:

  1. Datos del emisor de la factura; tus nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo prefieres.
  2. Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese ejercicio fiscal.
  3. Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura, ya que no puede una con el número 60 de septiembre y una con el número 55 de octubre.
  4. Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Puedes añadir otros datos en caso de que te parezca necesario (teléfono, correo, …).
  5. Concepto: descripción de la factura. Debes escribir el motivo (producto o servicio) por el que emites esa factura en concreto. Por ejemplo algo como “Servicios de marketing online en octubre” serviría.
  6. Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si son necesarios).
  7. Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
  8. IVA (opcional): cantidad de Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar en la factura. En la mayoría de facturas emitirás a un 21%, salvo que el tipo de IVA de tu producto sea hiperreducido, reducido o exento.
  9. Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.
  10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).

Estos 10 elementos son los más comunes en todas las facturas. Ahora veremos cómo se rellenan los más complicados, que no son otros que el IRPF, IVA e importe total.

Cómo calcular la retención de IRPF

En primer lugar, la retención de IRPF solo la realizan los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos y las sociedades no tienen que realizar dicha retención bajo ninguna circunstancia.

Para saber qué tipo de retención tienes deberías saber cuál es tu situación actual como profesional autónomo:

  • IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% hasta los primeros 18 meses de profesional autónomo.
  • IRPF general para profesionales autónomos: 15%.

Si estás leyendo este artículo, lo más normal es que seas del grupo del IRPF reducido. Y si eres una sociedad, ni tan siquiera deberías estar leyendo este apartado.

Cómo calcular el IVA

El segundo impuesto a calcular es el IVA. A pesar de que en el artículo anteriormente mencionado puedas ver los diferentes tipos de IVA, te los dejo aquí para que te hagas una idea:

  • IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
  • IVA reducido (10%): alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur, …
  • IVA general (21%): se aplica a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido. Lo más habitual es que tengas que crear facturas en este tipo de IVA.
  • Exento de IVA (0%): es muy raro que tengas que emitir una factura exenta de IVA, salvo que sea una exportación.

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Cómo calcular el importe total

El importe total de la factura se calcula dependiendo de si has tenido que incluir IVA e IRPF en tu factura. Por lo tanto, podrían ocurrirte 3 casos distintos:

  1. Factura sin IVA sin retención de IRPF: es muy poco común, pero en esta factura el importe total sería igual a la base imponible.
  2. Factura con IVA sin retención de IRPF: el importe total sería de Base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si es el caso).
  3. Factura con IVA y con retención de IRPF: el importe total sería el siguiente -> Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) – Retención IRPF (7%/15% x base imponible).

Las fórmulas pueden ser un poco feas, por lo que te pondré un ejemplo para que lo entiendas mejor.

Imagina que eres un nuevo profesional autónomo que vende servicios del régimen general de IVA. Por lo tanto, tendrías tu retención de un 7% y el IVA a un 21%.

Tienes que hacer una factura por un servicio que has cobrado 1.000 €. Ahora, apliquemos todo lo que he comentado antes:

  1. Base imponible: 1.000 €.
  2. IVA: 1.000 € x 0,21 = 210 €.
  3. Retención de IRPF: 1.000 € * 0,07 = 70 €
  4. Importe final: 1.000 € + 210 € – 70 € = 1.140 €

¿No es difícil verdad?

¿Tienes alguna duda sobre cómo elaborar una factura?

Si te ha quedado alguna duda, solo tienes que comentar y te ayudaré a crear tu factura sin problema. Hay muchas excepciones y casos particulares, como por ejemplo el del recargo de equivalencia, pero este artículo servirá para que casi cualquiera pueda crear su factura.

Si quieres conocer más sobre tus obligaciones respecto al IVA, que sepas que seguramente tendrás que presentar el modelo 303 trimestralmente. Si haces clic en el enlace te explico cómo, cuando y en qué condiciones debes declararlo. 🙂

Cómo hacer una factura paso a paso
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55 comentarios

  • Luis

    21 septiembre, 2018

    Buenas,
    tengo una cuestión y es que he realizado 2 facturas a mi nombre por trabajos propios.He realizado la factura a mi NIF(no estoy dado de alta como autónomo), pero solamente he realizado la retención de IVA y no de IRPF.Me aplica el IRPF? Debo ahora hablar con la empresa corregir el tema? Graci

    • GesTron

      25 septiembre, 2018

      Hola Luis,

      Sí, debes arreglar el tema y estás obligado a declarar IVA e IRPF.

  • ALBERTO

    25 julio, 2018

    Buenas.
    Soy técnico informático autónomo, mi pregunta es la siguiente: si compro un producto por 15€ y lo vendo por 20€ más I.V.A. ¿En el modelo 303 perteneciente al trimestre en la casilla del Régimen General del 21% tengo que poner 20€ y me calcula el 21% de I.V.A. no? Y estaría declarado el IVA
    .

    • GesTron

      27 julio, 2018

      Hola Alberto,

      Si tienes factura con IVA de la compra de 15 euros en Régimen General, y tu actividad genera derecho a deducción, puedes incluirlo en el apartado de IVA deducible, casilla 28 y 29 del modelo 303. En este caso, la casilla 29 no se calcula de forma automática, como ocurre con las casillas 03, 06 y 09. De todos modos, ojo, porque puedes estar en Recargo de Equivalencia.

      Si quieres que te echemos una mano, pásame un tlf de contacto a gestron@ayudatpymes.com y listo.

  • Santi

    21 julio, 2018

    Hola. Tengo unos productos en el que fijo el pvp asi como el margen al distribuidor.
    Cuando le hago la factura al distribuidor como la calculo?
    P.e. pvp 15e. Iva 21% margen distribuidor 30%

    • GesTron

      6 agosto, 2018

      Y el IRPF también tendrás que tenerlo en cuenta, ¿no?

  • Andreu

    28 junio, 2018

    Hola, voy a hacerme de Mutual Medica (alternativa al RETA) para ejercecer por cuenta propia.
    Las cuotas del MEL se que puedo desgravarlas como gastos dd actividad, pero puedo y donde desgravarme el iva de articulas y gastos relacionados con mi actividad y en que porcentaje (dietas, gasolina, etc…)

    • GesTron

      3 julio, 2018

      Hola Andreu,
      Tendrás que darte de alta en Hacienda antes de iniciar tu actividad, así que tendrás las mismas obligaciones fiscales que un autónomo a excepción de pagar la cuota al RETA. Tendrás que liquidar el IVA, IRPF y realizar las declaraciones mensuales y anuales, según corresponda. Dependerá de la naturaleza de tu actividad.
      Si quieres que te echemos una mano, envía un tlf de contacto a gestron@ayudatpymes.com y yo me encargo del papeleo y los impuestos.
      Un saludo y suerte

  • Alex

    12 abril, 2018

    Buenas tardes, voy a iniciar mi actividad como autónomo y voy a facturar cada mes a una empresa mediadora de seguros. Mi pregunta es la siguiente: ¿como facturo las dietas y gastos de desplazamiento? ¿esos conceptos no están sujeto a IRPF verdad? ¿Cuál sería la fórmula? Gracias.

    • GesTron

      20 junio, 2018

      Hola Alex,

      Podrás incluirlo en la factura como un concepto más, es decir, incluyéndolo en la base imposible. Deberá aplicarse IVA e IRPF como parte del coste del servicio y de la base imponible de la factura. Otra opción es incluir el gasto en la factura como un suplido.

      Saludos

  • AMANDA

    22 marzo, 2018

    Buenas tardes 🙂 Soy ilustradora freelance, no he cobrado nunca por dibujar y este mes una empresa en UK me ha hecho un pedido y ahora me pide factura, pero no sé como hacerla porque es extranjera. He leído que los trabajos artísticos no llevan IVA, pero no sé si lleva IRPF…
    Gracias

    • GesTron

      20 junio, 2018

      Buenas Amanda,
      Entendiendo que se trata de una entrega de un objeto de arte, y que se haya contratado previamente la realización del dibujo, el tipo de IVA que se le aplica será del 10%. En cuanto al IRPF, la forma general sería del 15% pero al ser nuevo autónomo puedes acogerte al 7% los tres primeros años.

      Sin embargo, al tratarse de una empresa del Reino Unido, no tienes que añadir VAT si la empresa a la que le facturas está dada de alta en el ROI. Puedes comprobar si la empresa está dada de alta aquí.

      Además, tú también tendrías que darte de alta en ese registro, no tiene coste ninguno.
      Saludos

  • Carme

    19 marzo, 2018

    Hola !
    Tengo que hacer una factura puntual por mi prestación de servicios a una consultora con base en Bélgica. En este caso, tengo que añadirle el 21% de IVA? O se considera una exportación de servicios?

    • GesTron

      4 mayo, 2018

      Hola Carmen,

      Tendrías que darte de alta en Hacienda y el ROi perllo sí, podrías ahorrarte el IVA.

  • RAUL

    24 febrero, 2018

    SI HAGO REFORMA A UN CLIENTE Y LA PARTE DE ALBANILERIA ES 20000 EUROS Y LUEGO SUBCONTRATO A UNA EMPRESA PARA QUE HAGA Y PONGA UNA VENTANA POR VALOR DE 1000 EUROS MAS 21% DE IVA, COMO EMITO LA FACTURA AL CLIENTE?
    – TENGO QUE PONER 21000 EUROS AL 10% DE IVA?
    – O TENGO QUE PONER 21210 AL 10%?

    • GesTron

      29 junio, 2018

      ¡Hola!

      No tendría que ser exactamente por la suma de lo que te cueste las ventanas y tu trabajo. Le puedes cobrar lo que tú quieras al cliente final aplicando el tipo correspondiente a tu trabajo. Luego, la empresa con la que subcontrates te emitirá a ti la factura de forma independiente.
      En cuanto al tipo aplicable, échale un vistazo a este apartado del sitio web de la Agencia Tributaria para saber si puedes aplicar el tipo reducido.
      Un saludo 🙂

  • debor

    20 febrero, 2018

    Buenas!, soy nueva en esto. Soy profesora de Yoga y quiero organizar un Retiro. No sé bien cómo hacer la factura, qué retención de IRPF tendría, ni tampoco si es suficiente con darme de alta en Hacienda y no tengo obligación de hacerlo en la Seguridad Social ya que es un servicio puntual. Gracias

    • GesTron

      20 junio, 2018

      Buenos días,
      Entiendo que vas a dar clases de Yoga en el Retiro. Para ello deberás de darte de alta sólo en Hacienda si es una actividad puntual, es decir, que la vas a realizar una o dos veces al año. Si no es tu caso también tendrás que darte de alta en la Seguridad Social. Podrías beneficiarte de la Tarifa Plana de 50€.La actividad que vas a realizar estaría acogida a IRPF y si estás dentro de tus primeros años como nueva autónoma tendrá una reducción (el 7% en vez del 15%). Saludos

  • Crispin

    6 febrero, 2018

    Gracias Gestron

  • Crispin

    6 febrero, 2018

    Soy taxista autónomo y vendo mi coche particular ( anteriormente auto taxi ) , a un particular.¿Tengo que hacerle factura ? Si es afirmativo qué tipo?

    • GesTron

      26 junio, 2018

      ¡Hola!

      No tendrías que hacerle factura, sólo un contrato de compraventa y listo.

      Un saludo

  • Facundo

    24 enero, 2018

    Hola,

    tengo que emitir una factura de 6.000€. El cálculo lo tengo claro, pero no tengo claro el tema de las bases imponibles… afecta en algo o el calculo seria el siguiente:

    Base imponible: 6.000
    IVA: 1.260
    IRPF: 900

    Total de la Factura: 6.360

    GraciaS!

    • GesTron

      9 junio, 2018

      Hola Facundo,
      En principio estaría bien la Factura, no me necesitas para nada jajaja

  • Paula

    16 enero, 2018

    Hola!Soy autónoma en Canarias,tienda online,hasta ahora lo único q hacía era entregar las facturas creadas x la web a mi gestora xo pusimos un stand y al no tener caja registradora no daba ticket solo la copia si pagaban con tarjeta! Apuntaba cada venta en una libreta y ahora no sé cómo declararlo!

    • GesTron

      16 enero, 2018

      Hola Paula,

      Pues depende de lo que hayas acordado con tu gestoría, ¿no? Con nosotros, por ejemplo, puedes subir los documentos con una simple foto a nuestra plataforma y lo contabilizamos por ti para declararlo posteriormente. Pero bueno, en tu caso, lo único que se me ocurre es que vuelvas a hacer tickets de todo lo que tienes apuntado y luego lo declares, aunque supongo que serán todos clientes finales y no empresas.

  • Mari jose

    15 enero, 2018

    Hola tengo que hacer una factura de alquiler de 245€ con impuestos incluidos como calculo la base imponible, porque restando el 19% y sumando el 21% me descuadra el importe,

    Gracias

    • GesTron

      16 enero, 2018

      Si 245€ es el 102% (porque el total es el 100% pero al llevar +21% y -19% es 102), ¿cuánto es la base imponible? Pues 240.20 🙂

  • Yesica G.

    1 enero, 2018

    ¡Hola! Es obligatorio que la cuenta bancaria que aparezca en la factura sea titular el autónomo o podría ser de otra persona (un amigo, familiar,…).

    • GesTron

      27 junio, 2018

      Buenos días,

      Debe de ser la del autónomo 🙂

  • MARIA JOSE

    20 diciembre, 2017

    Hola estoy como autonoma, como profesora, me dijeron en hacienda que declaraba 1 vez al a#o. Tengo que generar mi primera factura, debo cobrar iva e irpf? cuanto? apenas tengo 6 meses como autonoma.
    gracias

    • GesTron

      26 diciembre, 2017

      Hola María José,

      Depende de si estás dada de alta como autónoma profesional o empresarial y de si tu actividad está o no exenta. Verás, si tu actividad se encuadra en las de naturaleza profesional y está exenta, debes emitir sin IVA y con retención siempre y cuando expidas facturas a profesionales o a empresarios. Si emites a clientes finales, sin retención y sin IVA. Tendrás que presentar el modelo 130 cada trimestre y la renta. 🙂
      Si necesitas ayuda, contacta con un profesional que te oriente. Si quieres que lo haga yo o alguno de mis compañeros, envíame un teléfono de contacto a gestron@ayudatpymes.com

      ¡Saludos!

  • Cris

    18 diciembre, 2017

    Buenas tardes!!! He escrito un libro y lo he dejado en alguna librería para su venta. El precio al público son 13€ y la librería se queda con un 20%. Para emitirles factura cuando los vendan ¿como lo hago? Trabajo por cuenta ajena y lo del libro es secundario, no hace falta hacerme autónoma. Gracias

    • GesTron

      6 julio, 2018

      Hola Cris,
      Tendrías que darte de alta tanto en Hacienda como en la Seguridad Social para no tener ningún tipo de problema y te busquen las cosquillas.
      Le emites una factura del 20% del total más el correspondiente IVA.
      Saludos 🙂

  • Andrés

    27 octubre, 2017

    Hola. Mi primer presupuesto (factura) me surge la siguinte duda…
    Por ejemplo
    Si yo compro una farola…230€ mas 21% de esa factura 278.3€ pago por esa farola en una almacen, ahora yo quiero vender esa farola y ganarle por ponerla 40€ serian 318’3€ debo aplicare 21%? En esa factura
    Un saludo!

    • GesTron

      25 junio, 2018

      Hola Andrés,
      Si le quieres ganar 40€ a esa venta, tendrías que vender la farola al cliente final por 318,3€ como bien dices, ya incluido el IVA en la factura.
      Saludos 🙂

  • Gustavo

    24 octubre, 2017

    Buenass, soy autónomo y necesitaría hacer factura a una empresa por un producto que compré para realizar su trabajo pero estoy perdido en cómo hacerlo si es en base a las fórmulas de arriba.
    El importe total del dispositivo fueron 470e con IVA y debería meterles además un par de horas de instalación

  • Nicolás Argentato

    25 septiembre, 2017

    Una consulta sobre cómo emitir una factura. Comprendo el proceso has detallado. ¡Gracias! Tengo dos preguntas: (1) Como profesor de idiomas (IAE 826), ¿soy autónomo profesional como para retener IRPF? (2) Tengo entendido que el IRPF se lo debo retener sólo a empresas y no a particulares, ¿es así?

    • GesTron

      26 septiembre, 2017

      Hola Nicolás,
      Tu actividad está exenta de IVA al tratarse de temario incluido en los planes oficiales formativos. En cuanto a la retención de IRPF, sí, debes aplicarlo a tus facturas con empresas y otros profesionales. En concreto un 7% durante los dos primeros años, 15% en adelante.
      Suerte y un saludo 🙂

      • Nicolás Argentato

        2 octubre, 2017

        ¡Muchas gracias Gestrón! Ahora voy a leer la información publicada sobre facturas intracomunitarias.

        • GesTron

          2 octubre, 2017

          ¡Nada! Gracias a ti 😉

  • Iván

    2 marzo, 2017

    Buenas,

    Tengo una sociedad limitada que presta servicios a otras empresas.

    ¿Cuál sería la mejor forma de emitir esta factura?

    Un cordial saludo.

    • GesTron

      3 marzo, 2017

      Hola Iván,

      Creo que no te entiendo bien. Al prestar servicios a otras empresas, es decir, no al consumidor final, debes emitirlas sí o sí. La mejor forma te diría que, siguiendo las pautas y reflejando los datos que te indico en el artículo, quizás de forma telemática mediante algún software de facturación que te permita tenerlas todas ordenadas y e condiciones 🙂

  • Beatriz

    22 junio, 2016

    Buenos días, en mi caso tengo que emitir una factura mensual por importe total de 1250 euros , con impuestos ya incluidos.
    Soy nueva autónoma.
    No se hacerlo.
    Gracias.

    • GesTron

      22 junio, 2016

      Buenas,

      Sólo tienes que seguir los pasos y rellenar la factura, si esta se repite de manera mensual sólo tendrás que ir cambiando la fecha, siempre y cuando se trate de exactamente el mismo servicio o producto.

      Saludos 🙂

  • Garcia

    19 abril, 2016

    Muy útil y eficaz el post la verdad, me ha servido de mucho. Paso a paso es como uno aprende de la mejor manera

  • hacer factura online

    12 abril, 2016

    Gracias por explicar cómo hacer una factura paso a paso, no sabía toda esa información. Saludos

  • Pilar

    2 noviembre, 2015

    Una explicación fetén.
    Gracias, Gestrón.

    • GesTron

      3 noviembre, 2015

      ¡Gracias Pilar!

      Un saludo 🙂

  • Martín Jiménez

    29 octubre, 2015

    Buenos días.

    Soy autónomo y hay veces que tengo que emitir facturas a otros autónomos con Recargo de Equivalencia, pero no sé hacerla. Cuando ha surgido, le he pedido a mi asesor que me ayudara.

    ¿Cómo se hacen este tipo de facturas?

    Muchas gracias.

    Un saludo.

    Atte. Martín Jiménez
    Miniaturas Martín.

    • GesTron

      29 octubre, 2015

      Hola Martín,

      Hacer una factura de equivalencia es fácil, solo tienes que incluir un pequeño concepto más en la factura. Seguiría las mismas reglas que las generales, solo que se añadiría el recargo de equivalencia. Te lo explico con un ejemplo:

      Base imponible: 2.000 €
      IVA (21%): 420 €
      Recargo de equivalencia (5,2%): 104 €
      Total: 2.524 €

      Recuerda que el recargo de equivalencia también depende del tipo de IVA en el que emitas la factura. Si es un 10% tiene un 1,4% de recargo y si es un 4% tiene un 0,5% de recargo.

      Un saludo

      • Martín

        30 octubre, 2015

        Buenos dias.

        ¿El recargo de equivalencia se calcula sobre la base imponible, verdad?

        Cuando compro material de fuera de España para vender aquí, al precio que me dá el fabricante o proveedor, ¿también tendría que añadirle el recargo de equivalencia además del IVA y el porcentaje de la ganancia?

        Muchas gracias.

        Un saludo.

        atte. Martín Jiménez
        Miniaturas Martín.

        • GesTron

          3 noviembre, 2015

          Hola Martín,

          Exacto, el recargo de equivalencia se calcula sobre la base de imponible. Si compras material de fuera de España y si es intracomunitario sí que tienes que añadirle el IVA y el recargo de equivalencia. En caso de ser importaciones extracomunitarias, depende de varios factores.

          Un saludo

    • JunHior Cercado V

      9 enero, 2017

      Buenos días amigos.
      Sólo quería hacer una consulta.
      Supongamos que que emito una factura con todas las cláusulas mencionadas anteriormente, y quisiera saber cuál de las hojas que emito la factura entregó al cliente y con cual me las quedo.
      La verdad es que recién voy ha culminar mis estudios escolares y quiero entrar en el mundo de negocios.
      Quiero respuestas por favor.

      • GesTron

        9 enero, 2017

        Buenas, Junior

        En realidad sólo deberías guardar una copia de la factura en sí. También puedes descargar un software de facturación que guarde una copia o resguardo de la factura por defecto. 🙂