Cómo hacer una factura paso a paso

Como hacer una factura

Te has dado de alta como autónomo o por fin has conseguido crear tu sociedad limitada y levantar tu propia empresa. ¿Sabes cuál es la operación más común que tendrás que hacer día tras día? Hacer facturas.

No importa que las crees en Excel, en Word, en un programa de facturación o a mano. Tendrás que crear facturas a diario. De hecho, cuantas más facturas crees, mejor.

¿Y cómo se hace una factura? ¿Cuándo tengo que incluir el IVA? ¿Y la retención? Pues es bastante fácil y en este artículo te enseñaré cómo hacer una factura, sea del tipo que sea.

¿Te gustaría crear facturas y enviarlas automáticamente a tus clientes? En mi empresa, Ayuda-T Pymes, ofrecemos un software gratuito (Selftconta) para controlarlo todo y hacerlo en mucho menos tiempo. ¡Regístrate GRATIS y empieza a usarla!

PROGRAMA DE FACTURACIÓN GRATUITO, SELFCONTARegístrate y úsala sin límites

Contenido de una factura

Lo primero que debes saber es el contenido que debe de haber sí o sí en una factura, que es el siguiente:

  1. Datos del emisor de la factura; tus nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo prefieres.
  2. Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese ejercicio fiscal.
  3. Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura, ya que no puede una con el número 60 de septiembre y una con el número 55 de octubre.
  4. Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Puedes añadir otros datos en caso de que te parezca necesario (teléfono, correo, …).
  5. Concepto: descripción de la factura. Debes escribir el motivo (producto o servicio) por el que emites esa factura en concreto. Por ejemplo algo como “Servicios de marketing online en octubre” serviría.
  6. Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si son necesarios).
  7. Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
  8. IVA (opcional): cantidad de Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar en la factura. En la mayoría de facturas emitirás a un 21%, salvo que el tipo de IVA de tu producto sea hiperreducido, reducido o exento.
  9. Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.
  10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).

Estos 10 elementos son los más comunes en todas las facturas. Ahora veremos cómo se rellenan los más complicados, que no son otros que el IRPF, IVA e importe total.

Criptonita para el papeleo de tu negocio

El Libro Secreto de Gestron

* Acepto las condiciones del aviso legal.

Cómo calcular la retención de IRPF

En primer lugar, la retención de IRPF solo la realizan los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos y las sociedades no tienen que realizar dicha retención bajo ninguna circunstancia.

Para saber qué tipo de retención tienes deberías saber cuál es tu situación actual como profesional autónomo:

  • IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% hasta los primeros 18 meses de profesional autónomo.
  • IRPF general para profesionales autónomos: 15%.

Si estás leyendo este artículo, lo más normal es que seas del grupo del IRPF reducido. Y si eres una sociedad, ni tan siquiera deberías estar leyendo este apartado.

Cómo calcular el IVA

El segundo impuesto a calcular es el IVA. A pesar de que en el artículo anteriormente mencionado puedas ver los diferentes tipos de IVA, te los dejo aquí para que te hagas una idea:

  • IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
  • IVA reducido (10%): alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur, …
  • IVA general (21%): se aplica a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido. Lo más habitual es que tengas que crear facturas en este tipo de IVA.
  • Exento de IVA (0%): es muy raro que tengas que emitir una factura exenta de IVA, salvo que sea una exportación.

Cómo calcular el importe total

El importe total de la factura se calcula dependiendo de si has tenido que incluir IVA e IRPF en tu factura. Por lo tanto, podrían ocurrirte 3 casos distintos:

  1. Factura sin IVA sin retención de IRPF: es muy poco común, pero en esta factura el importe total sería igual a la base imponible.
  2. Factura con IVA sin retención de IRPF: el importe total sería de Base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si es el caso).
  3. Factura con IVA y con retención de IRPF: el importe total sería el siguiente -> Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) – Retención IRPF (7%/15% x base imponible).

Las fórmulas pueden ser un poco feas, por lo que te pondré un ejemplo para que lo entiendas mejor.

Imagina que eres un nuevo profesional autónomo que vende servicios del régimen general de IVA. Por lo tanto, tendrías tu retención de un 7% y el IVA a un 21%.

Tienes que hacer una factura por un servicio que has cobrado 1.000 €. Ahora, apliquemos todo lo que he comentado antes:

  1. Base imponible: 1.000 €.
  2. IVA: 1.000 € x 0,21 = 210 €.
  3. Retención de IRPF: 1.000 € * 0,07 = 70 €
  4. Importe final: 1.000 € + 210 € – 70 € = 1.140 €

¿No es difícil verdad?

¿Tienes alguna duda sobre cómo elaborar una factura?

Si te ha quedado alguna duda, solo tienes que comentar y te ayudaré a crear tu factura sin problema. Hay muchas excepciones y casos particulares, como por ejemplo el del recargo de equivalencia, pero este artículo servirá para que casi cualquiera pueda crear su factura.

Si quieres conocer más sobre tus obligaciones respecto al IVA, que sepas que seguramente tendrás que presentar el modelo 303 trimestralmente. Si haces clic en el enlace te explico cómo, cuando y en qué condiciones debes declararlo. 🙂

Cómo hacer una factura paso a paso
4.3 (85.88%) 17 votes

18 comentarios

  • Martín Jiménez

    29 octubre, 2015

    Buenos días.

    Soy autónomo y hay veces que tengo que emitir facturas a otros autónomos con Recargo de Equivalencia, pero no sé hacerla. Cuando ha surgido, le he pedido a mi asesor que me ayudara.

    ¿Cómo se hacen este tipo de facturas?

    Muchas gracias.

    Un saludo.

    Atte. Martín Jiménez
    Miniaturas Martín.

    • GesTron

      29 octubre, 2015

      Hola Martín,

      Hacer una factura de equivalencia es fácil, solo tienes que incluir un pequeño concepto más en la factura. Seguiría las mismas reglas que las generales, solo que se añadiría el recargo de equivalencia. Te lo explico con un ejemplo:

      Base imponible: 2.000 €
      IVA (21%): 420 €
      Recargo de equivalencia (5,2%): 104 €
      Total: 2.524 €

      Recuerda que el recargo de equivalencia también depende del tipo de IVA en el que emitas la factura. Si es un 10% tiene un 1,4% de recargo y si es un 4% tiene un 0,5% de recargo.

      Un saludo

      • Martín

        30 octubre, 2015

        Buenos dias.

        ¿El recargo de equivalencia se calcula sobre la base imponible, verdad?

        Cuando compro material de fuera de España para vender aquí, al precio que me dá el fabricante o proveedor, ¿también tendría que añadirle el recargo de equivalencia además del IVA y el porcentaje de la ganancia?

        Muchas gracias.

        Un saludo.

        atte. Martín Jiménez
        Miniaturas Martín.

        • GesTron

          3 noviembre, 2015

          Hola Martín,

          Exacto, el recargo de equivalencia se calcula sobre la base de imponible. Si compras material de fuera de España y si es intracomunitario sí que tienes que añadirle el IVA y el recargo de equivalencia. En caso de ser importaciones extracomunitarias, depende de varios factores.

          Un saludo

    • JunHior Cercado V

      9 enero, 2017

      Buenos días amigos.
      Sólo quería hacer una consulta.
      Supongamos que que emito una factura con todas las cláusulas mencionadas anteriormente, y quisiera saber cuál de las hojas que emito la factura entregó al cliente y con cual me las quedo.
      La verdad es que recién voy ha culminar mis estudios escolares y quiero entrar en el mundo de negocios.
      Quiero respuestas por favor.

      • GesTron

        9 enero, 2017

        Buenas, Junior

        En realidad sólo deberías guardar una copia de la factura en sí. También puedes descargar un software de facturación que guarde una copia o resguardo de la factura por defecto. 🙂

  • Pilar

    2 noviembre, 2015

    Una explicación fetén.
    Gracias, Gestrón.

    • GesTron

      3 noviembre, 2015

      ¡Gracias Pilar!

      Un saludo 🙂

  • hacer factura online

    12 abril, 2016

    Gracias por explicar cómo hacer una factura paso a paso, no sabía toda esa información. Saludos

  • Garcia

    19 abril, 2016

    Muy útil y eficaz el post la verdad, me ha servido de mucho. Paso a paso es como uno aprende de la mejor manera

  • Beatriz

    22 junio, 2016

    Buenos días, en mi caso tengo que emitir una factura mensual por importe total de 1250 euros , con impuestos ya incluidos.
    Soy nueva autónoma.
    No se hacerlo.
    Gracias.

    • GesTron

      22 junio, 2016

      Buenas,

      Sólo tienes que seguir los pasos y rellenar la factura, si esta se repite de manera mensual sólo tendrás que ir cambiando la fecha, siempre y cuando se trate de exactamente el mismo servicio o producto.

      Saludos 🙂

  • Iván

    2 marzo, 2017

    Buenas,

    Tengo una sociedad limitada que presta servicios a otras empresas.

    ¿Cuál sería la mejor forma de emitir esta factura?

    Un cordial saludo.

    • GesTron

      3 marzo, 2017

      Hola Iván,

      Creo que no te entiendo bien. Al prestar servicios a otras empresas, es decir, no al consumidor final, debes emitirlas sí o sí. La mejor forma te diría que, siguiendo las pautas y reflejando los datos que te indico en el artículo, quizás de forma telemática mediante algún software de facturación que te permita tenerlas todas ordenadas y e condiciones 🙂

  • Nicolás Argentato

    25 septiembre, 2017

    Una consulta sobre cómo emitir una factura. Comprendo el proceso has detallado. ¡Gracias! Tengo dos preguntas: (1) Como profesor de idiomas (IAE 826), ¿soy autónomo profesional como para retener IRPF? (2) Tengo entendido que el IRPF se lo debo retener sólo a empresas y no a particulares, ¿es así?

    • GesTron

      26 septiembre, 2017

      Hola Nicolás,
      Tu actividad está exenta de IVA al tratarse de temario incluido en los planes oficiales formativos. En cuanto a la retención de IRPF, sí, debes aplicarlo a tus facturas con empresas y otros profesionales. En concreto un 7% durante los dos primeros años, 15% en adelante.
      Suerte y un saludo 🙂

      • Nicolás Argentato

        2 octubre, 2017

        ¡Muchas gracias Gestrón! Ahora voy a leer la información publicada sobre facturas intracomunitarias.

        • GesTron

          2 octubre, 2017

          ¡Nada! Gracias a ti 😉