Cómo “sobrevivir” a una inspección de Hacienda

Inspección de hacienda

Las tres palabras que más teme un autónomo o pyme (junto a las palabras cuota de autónomo) son la siguientes: inspección de Hacienda. Y es normal, ya que todo el mundo teme que por cualquier error (o no tan error) Hacienda le haga pagar una multa o un recargo.

Sin embargo, las inspecciones son lo más normal del mundo, sobre todo si eres autónomo. Ten en cuenta que, según estimaciones, un 75% de la plantilla de inspectores se dedica a “vigilar” a los autónomos. Debido a que la economía sumergida ha aumentado en miles de millones, intentan cortarlo de raíz poniendo a raya al sector del autónomo.

Una inspección no tiene por qué ser un drama, siempre y cuando sepas qué hacer. Y cuando termines de leer este artículo sabrás perfectamente cómo actuar y sobrevivir a una inspección de Hacienda.

¡Allá vamos!

¿Por qué te puede inspeccionar Hacienda?

Hay muchos motivos por los que Hacienda puede mandarte una notificación, pero los más comunes son los 5 siguientes:

  1. Devolución del IVA: Hacienda odia devolver dinero. Si tu declaración del IVA (el modelo 303) te sale a devolver, las probabilidades de inspección aumenta. Y cuanto más tengan que devolver, más “interés” tendrán en saber cómo es tu negocio y por qué tienen que devolvértelo.
  2. Demasiados gastos: una empresa o autónomo que lleva meses y meses con muchos más gastos que ingresos está en el punto de mira de Hacienda. Tiene sentido que cuando comiences puedas estar cierto tiempo en pérdidas, pero no es concebible estar 2-3 años “sin ganar dinero”. Si estás ocultando ingresos y metiendo gastos de más, los señores de negro aparecerán por tu oficina.
  3. Descuadre entre los modelos trimestrales y anuales: si no tienes un gestor o un programa de facturación que lo haga por ti, puedes liarte y confundirte al hacer los modelos anuales. Solo son informativos, pero sirven a Hacienda para cuadrar cuentas y saber si todo está correcto en tu negocio. Revisa bien los datos y evita recibir una inspección por cualquier error.
  4. NIF intracomunitario: cuando solicitas este NIF para hacer negocios en el extranjero también comienzas a “ganar puntos” para recibir una inspección. Estas suelen ser inspecciones más “light”, pero debes tener cuidado y demostrar que de verdad necesitas ese NIF intracomunitario o en caso contrario lo perderás.
  5. Inspección aleatoria: Hacienda hace inspecciones aleatorias a todas las empresas y pymes de España. Puede que todo esté en orden, pero te haya tocado el “numerito”.

Sí, hay más motivos por los que puedes recibir una inspección, pero proviniendo de Hacienda estas son las más comunes. En cuanto a las inspecciones de la Seguridad Social, está claro que las inspecciones de trabajo son las más comunes.

Cómo funciona una inspección de Hacienda

Cuando escuchas las palabras inspección de Hacienda siempre se te viene a la mente un hombre enfadado y con un traje negro llamando a la puerta de tu negocio. En realidad, esto es lo menos común.

1. La notificación

Las inspecciones de Hacienda comienzan casi siempre con el envío de una notificación a través de una carta. No se va a presentar nadie en tu casa ni en tu local, simplemente te van a enviar una carta que más te vale no dejar pasar.

En ese documento podrás encontrar todos los datos de la inspección:

  • Lugar, fecha y hora de la cita en Hacienda para comparecer ante el inspector.
  • Datos completos, nombre y apellidos o razón social de tu negocio.
  • Impuestos que el inspector va a revisar y ejercicios fiscales afectados.
  • Alcance de la actuación (parcial o general).
  • Aclaración de que no podrás prescribir ninguna deuda tributaria a partir del día en el que recibes la notificación.
  • Plazo en el que debes enviar toda la documentación.
  • Lugar, fecha y datos del inspector.

2. ¿Puede ir o no Hacienda a tu domicilio?

A partir de aquí, se pueden producir tres situaciones distintas: puede pedir que se envíe la documentación telemáticamente o puede visitarnos en casa. Lo habitual es que pidan que se envíe la documentación, ya que no hay medios ni tiempo para dar cita a todo el que se inspecciona.

Sin embargo, en caso de que Hacienda quiera hacerte una visita debes tener en cuenta varios puntos:

  1. El inspector necesita una autorización judicial o ser autorizado por el contribuyente.
  2. Solo debes entregar los documentos relacionados con el motivo de la inspección, impuestos y ejercicios afectados. Además, lo normal es que todos estos documentos estén en la asesoría, por lo que es raro que entregues allí directamente nada.
  3. Puedes negarte a dejar pasar al inspector. En ese caso, si tiene autorización podrías recibir una multa, y en caso contrario tan solo te citarán en Hacienda. Aun así, salvo que tengas algo que ocultar, no es conveniente cabrear al inspector.
  4. El inspector debe respetar al 100% el procedimiento. Si hace cualquier cosa fuera de su jurisdicción, puedes pedir que se anule el proceso.

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* Acepto las condiciones del aviso legal.

3. La cita con Hacienda

Tengas al inspector en casa o en tu negocio o no, el procedimiento a seguir es muy parecido. Se debe enviar toda la documentación e información relacionada con el motivo de la inspección.

Por ejemplo, lo más normal es que se tengan que entregar todas las facturas de cierto ejercicio fiscal. Recuerda que estas facturas se deben guardar durante 5 años (digital o físicamente), pero eso es algo de lo que ya nos encargamos aquí en Ayuda-T Pymes con nuestra plataforma web.

Dependiendo del motivo de la inspección, puede que solo pidan facturas de gastos o facturas relacionadas con el NIF intracomunitario. Todo dependerá de lo que quiera descubrir exactamente el inspector.

Simplemente, deja que tu asesoría se encargue de todos. Ellos revisarán tus ejercicios fiscales, las sumas de los diferentes importes, prepararán y ordenarán todas las facturas y recibos y enviarán la documentación. Después, tu asesor se encargará de notificarte cualquier incidencia. O al menos así funcionamos en Ayuda-T Pymes 😉

¿Cómo debe actuar una asesoría ante una inspección?

Cuando un autónomo o pyme recibe una inspección tiene que recurrir a su asesoría. Pero hay un pensamiento muy extendido entre la mayoría en el que se cree que el asesor debe personarse en la oficina de Hacienda o ir al negocio del autónomo cuando se lleva a cabo la inspección.

Ni mucho menos.

Lo más normal, y lo que hacen el 99% de asesorías, es preparar toda la documentación que se debe entregar. El asesor se encarga de revisar los ejercicios, facturas, recibos y toda la documentación necesaria para que su cliente no tenga que preocuparse de nada. De hecho, lo envía todo telemáticamente y tú no te tienes que preocupar de nada.

A diario cojo el teléfono a decenas de personas que no quieren trabajar conmigo porque piensan que, al trabajar online, no podré darles cobertura ante una inspección. La verdad es que los clientes de mi asesoría ya han “sufrido” cientos de inspecciones y yo les he proporcionado la misma ayuda que podría darles cualquier asesor presencial.

De hecho, estoy acostumbrado a trabajar con Hacienda a través de Internet (que ya casi es la única manera de enviarles cualquier cosa) y los trámites son bastante más ágiles.

En definitiva, el asesor se debe encargar de todo y no tiene por qué estar allí en el momento de la inspección. De hecho, ese “momento de la inspección” se produce en muy pocas ocasiones y sobre todo para empresas o autónomos con un buen volumen de facturación.

¿Preparado para tu inspección?

Ahora ya estás listo para recibir esa notificación sin temer tanto al inspector. Siempre y cuando no tengas muchos ingresos que ocultar, gastos sin factura o cualquier tipo de problema de este tipo.

¿Necesitas saber algo más sobre las inspecciones? ¿Has recibido una y no sabes cómo actuar? Comenta y te echo un cable, ¡ya sabes que siempre ando por aquí!

Cómo “sobrevivir” a una inspección de Hacienda
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26 comentarios

  • Juan Couteau

    13 Marzo, 2016

    Buenos días.

    En primer lugar agradecerte la ayuda.

    Soy autónomo, represento a varias empresas como agente comercial y he recibido notificación de inspección fiscal. Creo tenerlo todo correcto, pero me asaltan dos dudas.

    1- Es suficiente el apunte bancario para justificar un gasto(p.ej. telefónico) o necesito la factura?
    2- Los gastos de gasoil los puedo incluir (me han comentado que igual me da problemas).

    Gracias por tu ayuda

    • GesTron

      14 Marzo, 2016

      Buenos días Juan,

      Para justificar un gasto es preciso tener factura, no es suficiente aportar movimientos bancarios. La factura es el comprobante que se ha realizado una prestación de servicios o adquisición de un bien. debes diferenciar lo que es una factura de un tiquet, éste último no podrías deducírtelo ya que para que se considere factura debe tener requisitos legales como (Nombre completo del proveedor, CIF, NIF o NIE, dirección fiscal con código postal, localidad y provincia, se debe de especificar el concepto del bien o servicio y especificarse la base imponible y tipo de IVA).

      Respecto a los gastos de gasoil debes de tener cuidado ya que en inspecciones, dependiendo de la actividad, se presupone que ese gasto es para usos personales y no profesionales, esta última palabra la tiene siempre el inspector, por lo que para evitar males mayores es mejor en algunos casos no deducírtelo, ya que debes de justificar muy bien ese gasto en gasoil.

      Saludos.

  • Sandra

    17 Marzo, 2016

    Buenas tardes,

    Felicidades por el artículo. Está muy bien detallado y me ha resultado muy interesante. Relacionado con la inspección de hacienda, os dejo un enlace de un artículo con el que colaboré que creo que puede complementar muy bien éste:

    http://www.captio.net/blog/inspeccion-de-hacienda-estas-listo

    Espero que os sirva,
    ¡Un saludo!

    • GesTron

      18 Marzo, 2016

      Muchas gracias por tus palabras y tu aportación Sandra 😀

  • Fernando

    8 Mayo, 2016

    Buenas tardes: el motivo de la inspeccion ¿ podria ser la sospecha de un alquiler de pabellon, no declarado ? y esa sospecha estaria basada en un consumo electrico que no se corresponde a una nave sin actividad, y no siendo el propietario el titular de la factura de la luz, si no otra persona que la estaria ocupando. El motivo que se puede esgrimir para justificarlo es que cedo el uso de la nave gratuitamente a otra persona para que haga un uso discrecional almacenando algunas cosas, a cambio eso a mi me aporta videovigilancia, evita sabotajes y ocupacion de pabellon abandonado, mantenimiento, evitando por tanto el deterioro por desuso del local. Todo ello de modo provisional, al mismo tiempo que sigo anunciando el alquiler en los portales inmobiliarios. ¿ me pueden admitir esta situacion ? ¿ que documentacion me requeririan ? No hay facturas, gastos propios, contrato de alquiler, por lo tanto tampoco desgravo el IBI. Atentamente:.

    • GesTron

      9 Mayo, 2016

      Buenas Fernando,

      Podría ser, Hacienda observa los gastos de la luz para comprobar que los locales no estén en uso. De todas formas hay muchos motivos por los que puede haberse causado la inspección.Podrían requerirte para esa situación un documento de cesión gratuita del local comercial, aunque es complicado que lo acepten, ya que es un local comercial, si fuera de otro tipo no habría tantos inconvenientes.

      Saludos.

  • Sara

    10 Mayo, 2016

    Hola, tengo una gran duda… Debo dinero a un familiar, que ha ido prestándome dinero a lo largo de 4 años… Ahora que puedo responder ante la deuda, el familiar no quiere que le ingrese la cantidad en el banco para no declararlo, lo que quiere es que saque 5000 euros cada semana o cada dos semanas, hasta liquidar mi deuda.. Mi duda es: Hacienda me pediría explicaciones que porqué tan a menudo saco 5000 euros, y donde los gasto? Y si en vez de sacar 5000, saco cada dos semanas 2500, me pediría Hacienda explicación alguna? Porque no tendré cómo justificar ese gasto, ya que mi familiar no quiere firmarme un recibí… Agradecería una respuesta.

    Gracias

    • GesTron

      11 Mayo, 2016

      Buenos días Sara,

      En primer lugar dependerá de si eres autónomo, sociedad o particular…

      En el caso de ser Autónomo, los Autónomo responde ante las posibles deudas con su patrimonio personal, por lo tanto no están obligados a declarar los movimientos bancarios porque se sobreentiende que es simultáneamente para su uso personal y para su actividad.

      Si fuese la cuenta corriente de la Sociedad, esto si está más controlado, las Sociedades están obligadas a declarar sus movimientos bancarios, por lo tanto todo movimiento bancario debe ser justificado.

      Por último si fuese el caso de un particular, se sobreentiende que es para uso personal, aunque saque el dinero de forma periódica y reiteradas veces, a mi entender no creo que tengas ningún problema ya que cada cual es libre de gastar su propio patrimonio.

      Saludos!! 🙂

  • Luís gomez

    18 Mayo, 2016

    Buenas.

    Muy buena web y muy buen artículo.

    Una duda. ¿Y si resulta que tengo registrados y facturados todos mis gastos pero HP piensa que he declarado pocos ingresos? Es decir, lo he hecho todo legal, pero tengo pocos ingresos y HP me abre una inspacción. ¿Que ocurre? Pueden multarme basándose en suposiciones?

    Saludos

    • GesTron

      18 Mayo, 2016

      Buenas!!

      No tendrías ningún problema, siempre que demuestres tus ingresos con justificantes, es decir, con facturas y que el dinero se ha entrado en efectivo o por banco con las conciliaciones bancarias.

      El problema vendría si siempre declaras gastos y no declaras ingresos para que forzosamente te venga a devolver el IVA y no pagues por los modelos fiscales. Es decir si tienes mucho dinero en el banco o en caja y siempre te da perdidas en el impuesto de sociedades y te sale el IVA a devolver, ahí sí que habría problemas porque los ingresos que no estás declarando son dinero negro.

      Saludos 🙂

  • Jose Luis Torres

    17 Agosto, 2016

    Soy autonomo, soy fisio, cobro solo en metalico, solo ofrezco servicios de fisioterapia.
    Hacienda me ha ennviadoun requerimiento de facturas a mis clientes. Mi gestor me ha dicho siempre que al cobrar solo en efectivo, solo tengo que hacer “recibos”, sin NIE ni nombre del cliente, solo cantidad y fecha cobrada. Es cierto?

    • Jose Luis Torres

      17 Agosto, 2016

      Perdon, me han requerido listado de facturas, no las facturas en sí.

    • GesTron

      18 Agosto, 2016

      Buenas tardes, Jose Luis

      En principio, si ofreces tus servicios a clientes finales, es decir, no estás prestando tus servicios como autónomo a otra empresa, autónomo o sociedad, sino a alguien que disfruta y consume el servicio en sí, entonces efectivamente no tienes por qué reflejar en los recibos de tus facturas ni nombre, ni NIE.
      Lo que te demandarán será el listado de esas facturas y la contabilidad donde se refleja tu movimiento de ingresos y gastos y demás. En principio ahí no tendrías la obligación de reflejar esa información que me comentas, aunque cuanto más completito y fácil se lo pongas a la administración, mejor.

      Espero haberte ayudado.
      Un saludo y que pases un buen día. 🙂

  • Jose Luis Torres

    9 Septiembre, 2016

    Gracias! Sí me has ayudado. Le envié a administración listado de facturas con fechas nombres y, en 10 meses de 12, DNI´s. Sometido el 29 de Agosto. A ver!

  • Autonomo

    24 Marzo, 2017

    Hola Gestrón, tengo varias comprovaciones limitadas desde hace meses, pero en una de un año concreto me piden que les lleve las facturas justificando la deducción del IVA. La justificación como se hace?, se escribe en la factura para que ha servido o con el detalle de la factura és suficiente?

    • GesTron

      28 Marzo, 2017

      Hola 🙂 Se referirán a que presentes esas facturas en las cuales debe aparecer un concepto que justifique la deducción de ese IVA

      Saludos!

  • Vanesa

    20 Abril, 2017

    Buenas tardes,

    Estaba dada de alta como autonomo desde el 1/5/2015 al 1/05/2016 que se cerro la empresa porque habia perdidas, la semana pasada recibi una carta de hacienda donde me decia que habia irregularidades en mi declaracion del 2015 y me solicitaban los libros de registro. Me multaran???

    • GesTron

      25 Abril, 2017

      Hola Vanesa,

      Depende de si detectan algún tipo de fraude. Si presentas los modelos correspondientes antes de que te los exijan, quizás la multa sea menor.

  • Vanesa

    20 Abril, 2017

    Y si he cobrado algun dinero en negro pero una cantidad inferior a 2500€ y me han dejado mis padres dinero, puede multarme hacienda por eso? que importe podria suponerme esto?? Estoy obligada a declarar el dinero que me han dejado mis padres?? como puedo justificar eso??

    • GesTron

      25 Abril, 2017

      Hola Vanesa,

      La gente normalmente no suele declararlo a nivel particular. Ahora, si lo inviertes en la actividad de tu negocio la cosa puede cambiar. Estas cosas siempre están en el aire y no toca nunca hasta que lo hace… En principio, se supone que deberías registrar un contrato en la oficina de liquidación de tu CCAA, en el que reflejes los plazos de devolución y el tipo de interés.Se justifica mediante el modelo 123, ahí reflejas el % de la cuota del IRPF.

      Saludos 🙂

  • Monica

    21 Abril, 2017

    Tengo un pequeño negocio y desde hace 2 años…con el tema de la crisis…no e declarado toda la verdad de lo ganado y me han cogido!!q me podria pasar estoy muy asustada.

    • GesTron

      24 Abril, 2017

      Hola Mónica… Siento mucho lo que me cuentas, al final no sale a cuenta jugársela porque al final parece que a los únicos que no pillan son a lo chorizos gordos de este país. Si presentas los modelos correspondientes antes de que Hacienda te los reclame la sanción puede ser menor. Seguramente te impongan una multa más o menos grande dependiendo de lo que hayas defraudado y eso será todo, a no ser que se trate de un pastizal… Suerte.

  • Ivan

    4 Mayo, 2017

    Hola,
    Somos un grupo de amigos que busca alquilar un pabellón para guardar y modificar nuestros propios coches. La cuestión es como deberíamos de actuar.¿Tendríamos que darnos de alta como autónomos aunque no realicemos ninguna actividad económica? Muchas gracias por la respuesta

    • GesTron

      9 Mayo, 2017

      Si vais a alquilar un pabellón para uso privado, no tenéis que daros de alta como autónomo. El alta en el RETA es para personas que desarrollan actividad laboral por cuenta propia, ¿te imaginas cotizando a la Segurida dSocial soltando 267 pavazos al mes por alquilar un garaje? Otra cosa es que explotéis el pabellón en adelante con el fin de generar ingresos por realizar servicios a otras personas, en ese caso sí tendríais que hacerlo.

      Saludos 🙂

  • ismael

    11 Junio, 2017

    hola,
    debía 17.000 euros a hacienda de una actividad que tenia en el 2010 luego fui de viaje hasta 2017 y cuando fui para saber como va la deuda me comunicaron de que no debo mas de 150 €. eso se archiva para siempre o es provisional y lo reactivan otra vez cuando hay alguna actividad ? saludos .

    • GesTron

      16 Junio, 2017

      Hola Ismael 🙂

      A no ser que la deuda te la hayan atribuido personalmente a causa de negligencia como administrador, te lo hayan reclamado vía legal o así y haya abierto un procedimiento, si dices que debías lo más grande y te la han dejado en 150 euros, quizás haya prescrito. Eso sí, me parece súper raro que te exigieran ese dineral y luego se haya quedado en 150 euros. Además, cuando te notifican una deuda el periodo el periodo de prescripción se interrumpe. Yo que tú lo liquidaría y listo, por si. Pero vaya, lo suyo es que preguntes directamente por tu situación en Hacienda para no llevarte sorpresas.