Gastos deducibles y no deducibles para empresas

Héroes gastos

Cuando tienes una empresa una de las cosas que más miedo da son los gastos. Entre que ya hacer una sociedad no es precisamente barato y que parece que una vez que empiezas todo son gastos, el panorama puede ser un poco desolador.

En esta situación, muchos olvidan el tema de los gastos deducibles. Esos gastos de los cuales puedes ahorrarte los impuestos o parte de ellos y que pueden suponer una gran inyección económica para tu empresa. Hoy te voy a contar cuáles son los tipos de gastos deducibles y cuales, por desgracia, no vas a poder deducir por mucho que quieras.

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* Acepto las condiciones del aviso legal.

Tipos de gastos deducibles

La Ley del Impuesto de Sociedades dice que los gastos deducibles serán “todos aquellos que sean necesarios para desarrollar la actividad empresarial“. Es decir, cualquier gasto que tenga algo que ver con aquello a lo que se dedica tu empresa y que tiene que ver con tu actividad diaria.

¿Y qué entiende esta ley por gastos relacionados con la actividad empresarial? Los siguientes:

  • Gastos de desplazamiento: siempre y cuando el motivo de dicho viaje esté claramente relacionado con tu actividad empresarial. Además, tienes que tener una hoja de gastos que especifique ese motivo y desglosar todos los gastos en las diferentes facturas. Como se te olvide algo de eso, olvídate de deducirlo.
  • Comidas: es un tema delicado, aunque suelen “pasar por el aro”. Tienen que ser comidas relacionadas y necesarias para la actividad profesional, en una localidad distinta a aquella en la que desarrollas tu negocio y de un importe adecuado. No tiene sentido que te vayas con un cliente a un restaurante y te gastes 1.000 €, ¿verdad? 😀
  • Vehículos: se incluyen los vehículos y todos los gastos que están relacionados con ellos (mantenimiento, seguro, impuestos, …). Para que sean deducibles tienen que tener relación con la actividad de manera total, no pudiéndose usar estos vehículos para fines particulares.
  • Cánones y arrendamientos: alquiler, canon, asistencia técnica, arrendamiento financiero o leasing que no sean de terrenos, solares o activos no amortizables. Vamos, que en definitiva si alquilas un local para desarrollar tu actividad es deducible.
  • Servicios de profesionales independientes: pago a profesionales como abogados, auditores, notarios, etc.
  • Cuota de asociación empresarial
  • Adquisición de libros y asistencia a eventos: siempre y cuando estén relacionados totalmente con la actividad.
  • Local u oficina
  • Vestuario: siempre y cuando el vestuario tenga el logotipo o anagrama del negocio.

Y hasta aquí todos los gastos deducibles cuyos impuestos puedes ahorrarte. Hay que tener cuidado porque con este tema la administración suele ser muy quisquillosa y a la mínima te la pueden armar. Siempre debes tener todas las facturas de cualquiera de estos gastos y dejar muy, muy claro que el motivo de los mismos está completamente relacionado con la actividad.

Recuerda que necesitas sí o sí tener la factura de todo gasto que quieras deducir. No sirve un ticket ni cualquier otra cosa, solo la factura. Si no hay factura, no hay gasto deducible.

Tipos de gastos no deducibles

Y aquí la otra parte más fea y que no gusta: los gastos que hay que no se pueden deducir por mucho que quieras. Como no voy a ponerme a decir todos y cada unos de ellos, ya que son miles y no tiene sentido que los diga todos, voy a comentar tres que suelen causar más confusión:

  • Sanciones o multas: los recargos de apremio, multas de circulación y todo lo relacionado con las sanciones no son deducibles. Olvídate de deducir esa multa por aparcar mal yendo a ver a un cliente o por pagar tarde tus impuestos.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales: si tienes negocios con Gibraltar o Andorra, que son paraísos fiscales, no vas a poder deducir nada de nada aunque tenga relación con alguno de los gastos del apartado anterior.
  • Donativos y regalos: todos los regalos que hagas, sean a clientes o a empleados, no suelen ser deducibles. Tan solo lo son si, según los usos y costumbres de tu empresa, se hacen de manera regular. Por ejemplo, la típica cesta de Navidad si se hace cada año puede ser deducible gracias a este uso y costumbre.

Algunos siguen “engañados” pensando que se puede deducir todo aquello que se puede escribir en una factura. Y como poder puedes hacerlo, lo que pasa es que después llega el “Papa Gobierno” y te mete una sanción tributaria como las que puedes ver en este artículo. Y esa multa te va a hacer pagar lo que has deducido más una multa de una cuantía curiosamente alta, así que mejor no jugártela.

¿Tienes alguna duda sobre un gasto concreto que quieres saber si es deducible o no? Comenta con tu situación y te echo una mano, que con mi experiencia de años y años como asesor en Ayuda-T Pymes tengo ya bastante experiencia en el tema 😉

Gastos deducibles y no deducibles para empresas
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25 comentarios

  • Cristofer

    3 febrero, 2016

    Se pueden deducir los tickets de metro o el abono transporte? MUCHAS GRACIAS

    • GesTron

      3 febrero, 2016

      Hola Cristofer 🙂

      En principio si tiene una relación directa con tu actividad y puedes justificarlo, ya sea por ejemplo, mediante una factura emitida en el mismo día por el cliente el cual justifica el traslado, no deberías de tener ningún problema.

      Saludos!

  • Juan Osuna

    30 mayo, 2016

    Buenas tardes
    Una pregunta, los gastos no deducibles, pueden contabilizarse en la caja de la empresa.
    Un saludo

    • GesTron

      31 mayo, 2016

      Buenos días Juan,

      Pueden contabilizarse el pago de los mismos pero no pueden contabilizarse la deducción contable y fiscal de estos gastos.

      Saludos 😀

  • Albert

    1 junio, 2016

    Hola,
    La empresa de la cual soy Administrador, ha comprado una propiedad como inversión, de la cual ostento el 100% del usufructo.
    Quería saber si el seguro de hogar que debo contratar para esta propiedad, puedo después imputarlo como gasto y obtener deducción fiscal o no.
    Si por contra, por el motivo que fuese, lo contrato a nombre personal y lo paso como gasto de empresa?

    • GesTron

      3 junio, 2016

      Buenos días,

      A menos que el seguro de hogar esté relacionado con la compra de un inmovilizado puesto a nombre de la sociedad según dispone el Artículo 68 .1.1º. de la Ley 35 / 2006 , de 28 de noviembre de 2006.

      Si lo contratas a nombre personal no podrás deducirlo en la empresa ya que como comprobante estarán los documentos a tu nombre y no al de la sociedad.

      Saludos 😀

  • pamela

    18 agosto, 2016

    la compensacion del it con el iue es un gasto no deducible

  • Ana

    25 abril, 2017

    Mi pregunta es la siguiente.Cuando se adquiere una propiedad para uso de la empresa, esta se contabiliza como un gasto y el iva es asumido por lo que se, para cuando se lleve al activo esta propiedad se valorice.Entonces si por ejemplo adquiero papelería, el iva este es asumido o deducible y porque?

    • GesTron

      26 abril, 2017

      Hola Ana,
      Creo que te estás liando. ¿Te refieres al gasto en vez de al IVA? Cuando compras un bien de inversión el gasto no se mete directamente en el trimestre en el que lo compras, sino que tienes que crearte un inmovilizado y amortizarlo (meterte el gasto) en función de la vida útil del bien, por ejemplo en el caso del local, aunque no hace falta que sea algo tan “grande”. Con que te implique un desembolso de más de 300 pavos, aproximadamente, y tenga una vida útil que supere el año, a nivel fiscal se refleja de ese modo. En cambio, cualquier otro tipo de compra de tu actividad diaria si puedes meterlo como gasto directamente en ese trimestre. 🙂

  • VICTOR VELAZQUEZ

    10 mayo, 2017

    Nos contactó una empresa para darnos el servicio de seguro de salud privada, que no es Agencia de Seguros, es un S.A. de C.V., y según dicen que al tratarse de un servicio, es 100% deducible de impuestos. Puede ser? y cómo funcionaría?

    • GesTron

      11 mayo, 2017

      Hola Víctor,

      ¿Seguro médico deducible al 100%? Mmh.. xd Que yo sepa sólo serán deducibles los seguros a los que quedes obligados para el desarrollo de tu actividad. Por ejemplo, como asesor debo tener un seguro de responsabilidad civil que me cubra en caso de que la líe por falta de diligencia. No sé si es un tipo de servicio especial que desconozca, pero en principio un seguro médico es personal y no se deduce…

  • Gaby

    30 mayo, 2017

    Estoy viendo la manera de hacer un gasto, el cual ya se que no es deducible, (no esta relacionado con el giro de la empresa) , es gastos de mantenimiento de gimnasio, …… se puede manejar como un gasto ??? osea solo que la empresa lo pague, sin la necesidad de hacerlo deducible?????

    • GesTron

      31 mayo, 2017

      Hola Gaby,

      Tu empresa puede correr con los gastos que crea oportunos, incluido el mantenimiento del gimnasio, claro que sí.

  • BRYAN CAMPOS

    31 mayo, 2017

    HOLA BUENOS DIAS

    SI LA EMPRESA SE DEDICA A DAR ASESORIAS Y SERVICIOS DE BIOLOGÍA, EL ACCIONISTA QUE ES EL QUE DA LOS SERVICIOS DE ASESORIA COMPRA UNOS LIBROS DE MICROBIOLOGIA RELACIONADO AL GIRO DEL NEGOCIO SON DEDUCIBLE?

    • GesTron

      31 mayo, 2017

      Hola Bryan. Sí, son deducibles.

  • Ryu Sai Go

    31 mayo, 2017

    Tengo una SL. en España, voy a contratar los servicios de informatica y posicionamiento a una empresa de Gibraltar, en las facturas me comentan que no llevan IVA ¿se podra deducir este gasto? respecto al impuesto de sociedades?
    Gracias

    • GesTron

      9 junio, 2017

      En primer lugar, ten en cuenta que tanto tú como la empresa que vaya a proveerte los servicios debéis estar inscritos en el ROI. En dicho caso, sí, sería un gasto deducible siempre que venga a nombre de la empresa. Tendrás que reflejarlo en los modelos 303, 349, ambos trimestrales, y en el Impuesto de Sociedades.

      Saludos

  • Gabby

    6 julio, 2017

    Las personas que que presten servicios profesionales como un abogado puede deducir los gastos de comida vestimenta y combustible??? Para el iva????

    • GesTron

      7 julio, 2017

      Hola Gabby,

      Serán deducibles siempre que puedas demostrar que eran gastos inherentes e ineludibles en el desarrollo de tu actividad, con factura y un importe adecuado. Los de comida, a partir de la entrada en vigor de la Ley de Autónomos y de las medidas que se han aprobado en el Congreso recientemente, el importe concreto será de en torno a 26 euros diarios, creo, aproximadamente, y siempre que se pague por medios telemáticos como requisito para ser deducible.

  • ANGELICA

    7 julio, 2017

    QUE GASTOS SON DEDUCIBLES AL 100% SI EL GIRO ES UN RESTAURANTE

    • GesTron

      10 julio, 2017

      ¡Hola Angélica!
      No podría hacerte una lista completa. Depende de los recursos que emplees. Tú siempre piensa en aquello que debes emplear sí o sí en el desarrollo de tu actividad.

  • Rubén

    14 julio, 2017

    Buenas
    soy un autónomo administrador de una SL. Presto servicios habitualmente desde casa, pero tengo un vehículo privado que uso para desplazarme a las instalaciones de mis clientes cuando es necesario. ¿Puedo pagar con la cuenta de la empresa los gastos de mantenimiento y revisiones del vehículo?

    • GesTron

      17 julio, 2017

      Depende. Si el vehículo también lo usas con fines privados, en cuanto al IRPF nada. Debes poder demostrar que el uso del vehículo es primordial en el desarrollo de tu actividad y que el uso profesional alcanza el 50% del total. En ese caso, llevando al día los costes derivados en proporción al uso que se le dé, tendrás que reflejarlo en tu libro de gastos.

  • LEONOR

    9 noviembre, 2017

    Hola, soy persona física. Régimen fiscal: sueldos y salarios. Mi pregunta es si puedo deducir el pago de mantenimiento de gimnasio en México, no encuentro ningún Artículo en la Ley del Impuesto sobre la Renta que lo especifique. La verdad no se mucho de este tema.

    • GesTron

      17 noviembre, 2017

      ¿En México? No conozco la normativa de otros países, Leonor, sól gestiono temas a nivel nacional en España. 🙂