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¿Cuáles son los gastos deducibles y no deducibles para empresas?

Hola soy Tron, GesTron la pesadilla del papeleo y recortador de Hacienda.

¿Acabas de descubrir que el sabelotodo de tu cuñado no sabe decirte qué gastos son deducibles y no deducibles del Impuesto de la Renta? 😱

¿Acudes a mí para pedir sopitas? Pues que sepas que me siento un plato de segunda mesa y también los superhéroes de los papeles tenemos sentimientos. 

¡Sniff!  😭

Aún estás a tiempo de evitar un desastre 🆘

¿Tienes claro cuáles son los gastos deducibles de una empresa?

Corre 🏃‍♀️ a buscar todas las facturas de gastos que tengas por ahí desperdigadas (otro día hablaremos de Marie Kondo y cómo organizar los papeles de tu empresa) y vamos a ver cuáles te valen y cuáles no.

Bueno, al lío.

¿Qué son los gastos deducibles?

👨‍🏫 Un gasto deducible es aquel que está vinculado a la actividad económica de un autónomo o una empresa y está permitido deducir fiscalmente, es decir, restarlo a los ingresos de tu negocio y así pagar menos impuestos.

Hacienda permite deducirlo de dos formas:

  • Por el IVA que tiene ese gasto y que lo incluirás en la declaración trimestral de ese impuesto.
  • Por el gasto en sí y que se incluye a efectos de calcular la cantidad a ingresar en concepto de retenciones trimestrales a través del modelo 130 y cuando haces la Declaración de la Renta.

¿Hasta aquí, sí? ¿Piloto, eh?

Para que un gasto sea fiscalmente deducible es necesario que se disponga de justificación adecuada (generalmente factura completa), esté registrado contablemente en el Libro de Gastos de la empresa y esté autorizado por Hacienda.

A ver cómo te lo cuento. Hacienda mira con lupa este tipo de deducciones, es de la Cofradía de la Virgen del puño cerrado para que tú me entiendas.

Y ahí surgen las movidas: cómo justificar esos gastos cuando trabajas en casa: la luz, el  agua, el gas, la tarifa de internet, etc. y qué porcentaje de ese gasto puedes deducir.

En todos estos casos Hacienda pone el embudo por el lado estrecho para ti y por el ancho para ella.

Y aunque lo justifiques con facturas completas (no valen facturas simplificadas ni tickets) y lo expliques como cuando tenías que convencer a tu madre que habías vuelto tarde a casa la noche anterior porque se te había acabado la pila del reloj, te pueden marear.

Muchos autónomos y emprendedores deducen todos los gastos que caen en sus manos, a lo loco, sin plantearse si son o no deducibles. Lo meten todo.

Perooo luego viene Paco con la rebajas, es decir, Hacienda con las sanciones. 

Ejemplos de gastos deducibles

Seguro que quieres la lista más completa posible de gastos deducibles, ¡pues prepárate!

Consumos de explotación

Son las adquisiciones de bienes (mercancías, materias primas) efectuadas a terceros para la actividad económica.

Sueldos y salarios

Son las cantidades pagadas a un tercero por una relación laboral: sueldos, pagas extraordinarias, dietas y pagos en especie.

Pero ojo al dato: si se trata de miembros de tu unidad familiar sólo podrás deducirlo si:

  • Es un trabajo habitual y con continuidad
  • Convive con el autónomo
  • Existe un contrato laboral
  • Existe afiliación a la Seguridad Social
  • La retribución fijada en el contrato no es superior a la de mercado

Seguridad Social

Son los pagos de la Seguridad Social o Mutualidades de los trabajadores y tu propia cuota de  autónomo.

 Otros gastos de personal

Como la formación, las indemnizaciones que se deriven de la relación personal y las de seguro.

Arrendamientos y cánones

Son los Alquileres, cánones y asistencia técnica.

El principal requisito es que el bien en cuestión esté afectado totalmente o al menos en parte a la actividad desarrollada.

Por otra parte, en caso de leasing o arrendamiento financiero, para que puedas deducir la cuota:

  • El arrendador ha de ser una entidad o establecimiento financiero de crédito.
  • Duración mínima de dos años para bienes muebles, y de 10 años para los inmuebles.
  • Que conste en el contrato la cuota y que no se incluyan el valor de la opción de compra y la carga financiera, es decir, los intereses.

Reparaciones y conservación

Se incluyen todos los gastos de mantenimiento y reparación. Mira por ahí si tienes facturas de alguna reparación.

No se incluyen aquellas que tengan por finalidad una ampliación o una mejora, porque esas inversiones se deducen fiscalmente mediante la amortización.

Servicios de profesionales independientes

Importe satisfecho a profesionales, tales como gestores, abogados, procuradores, economistas, notarios, auditores, asesores, el informático que te hace la página web o un programa a medida, etc.

Otros servicios exteriores

Se incluyen: gastos de investigación y desarrollo, gastos de transporte, servicios bancarios, publicidad, electricidad, etc.

Tributos fiscalmente deducibles

Como el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI).

No se incluyen las sanciones, los recargos de apremio y el recargo por presentar fuera de plazo las declaraciones.

No lo olvides: para cumplir con los plazos y que todo vaya más suave que un Longines tienes a AYUDATPYMES (momento cuña publicitaria).

Gastos financieros

Se refiere a los gastos que te cobra el Banco, por ejemplo por el descuento de Letras o recibos, a los recargos e intereses por aplazamientos y fraccionamiento de deudas, entre otros.

Mira bien porque seguro que tienes muchos gastos del Banco.

Pérdidas por insolvencia del deudor

Si la pérdida se debe a la posible insolvencia del deudor que te ha impagado será necesario que se cumpla alguno de los siguientes requisitos:

  • Hayan transcurrido seis meses desde el vencimiento (tres meses si eres una empresa de reducida dimensión).
  • El deudor esté declarado en concurso de acreedores. 
  • El deudor sea procesado por alzamiento de bienes. 
  • Las obligaciones sean reclamadas judicialmente.

Otros gastos deducibles

Todo  suma y a veces nos olvidamos de incluir estas cositas:

  • Adquisición de libros y de instrumentos no amortizables y la suscripción a revistas profesionales
  • Los gastos que se deriven de la asistencia a cursos, conferencias, congresos.
  • Las cuotas de corporaciones, cámaras y asociaciones de empresarios.
  • Las primas de las pólizas de seguro de enfermedad  y asistencia médica privada satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o sus hijos menores de 25 años, con el límite de 500 euros por persona. 

👨‍🏫 ¡Importante que lo recuerdes! No sirve un ticket ni una factura simplificada, debes disponer de una factura completa. Si no hay factura completa, no hay gasto deducible.

Más ejemplos de gastos deducibles

  • El software y hardware necesario para tu actividad.
  • La creación de una web para tu negocio por parte de una empresa.
  • Los servicios de agencias de marketing.
  • La factura de la luz, agua y calefacción de la oficina.
  • Los de tu vivienda propia si esta afecta a tu actividad profesional, pero sólo por el 30% del porcentaje afectado. 
  • Si tu vivienda es en alquiler podrás deducir los gastos asociados a la vivienda en ese mismo porcentaje.
  • Los gastos de las comidas de trabajo* en restaurantes hasta 26,67€ diarios en territorio nacional y 48,08€ fuera del territorio nacional, si pernoctas fuera de tu localidad.

* Si te alojas en un hotel de una localidad distinta de donde se realiza la actividad,  podrás deducir 53,67€ al día en territorio nacional y 91,35€ fuera de este. Eso sí, siempre que las comidas se hayan realizado en establecimientos de restauración u hostelería y hayas pagado con tarjeta para que quede constancia. No se puede pagar en efectivo.

Ejemplos de gastos no deducibles

Los gastos no deducibles son aquellos no relacionados con tu actividad económica y que por tanto, lo mejor que puedes hacer es olvidarte de ellos de cara a Hacienda.

  • Sanciones o multas: los recargos de apremio, multas de circulación, de  aparcamiento y sanciones por presentar liquidaciones  de impuestos fuera de plazo (cuña publicitaria: con AYUDATPYMES eso no te sucede).
  • Gastos por operaciones realizadas con personas o entidades residentes en paraísos fiscales: si tienes negocios en paraísos fiscales (no basta con ir de vacaciones) no vas a poder deducir aunque tenga relación con alguno de los gastos del apartado anterior.
  • Donativos y regalos que no están relacionados con la actividad (a un amigo, un vecino o a tu cuñado el sabelotodo por el que estás aquí).
  • El IVA que hayas soportado pero ya deducido en las declaraciones trimestrales de ese Impuesto.
  • No puedes deducir ni el coste ni los gastos derivados del vehículo salvo en supuestos muy concretos, como en aquellos casos en que se utilice íntegramente como herramienta de trabajo (taxistas, transportistas, repartidores…).
  • No puedes deducir el gasto del móvil a no ser que lo uses exclusivamente para realizar tu actividad económicaTe aconsejo tener una línea profesional y otra particular.

¿Tienes alguna duda sobre un gasto concreto que quieres saber si es deducible o no?

Comenta tu caso concreto con nuestros expertos. 

Están deseando ayudarte y ellos sí que pilotan.

Si has llegado hasta aquí leyendo ya sabes que la cuota de AYUDATPYMES es totalmente deducible y puedes incluirla como gasto. 

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Un grano no hace granero pero… 

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