¿Cómo gestionar fácilmente los libros contables de un pequeño negocio?

Descarga el programa de facturación gratuito para Pymes y autónomos

Desde Ayuda T Pymes ponemos a tu disposición Selfconta, un programa de facturación gratuito que te permitirá llevar la contabilidad de tu negocio de forma mucho más sencilla. De todas formas, existen una serie de registros que un negocio debe llevar al día y hoy, en GesTron, te voy a explicar cómo funciona este rollo.

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De forma general, hay un par de cosas que debemos aclarar respecto obligaciones de los libros contables de autónomos y sociedades. Sólo las empresas (autónomos societarios) tienen obligación de registrarlos. Los libros contables únicamente tendrán que ser registrados por autónomos no societarios, siempre que estén inscritos en el Registro Mercantil (algo que es súper raro).

La gestión adecuada de la contabilidad que debe cumplir un pequeño negocio, según la normativa de la Agencia Tributaria, es un instrumento importante que te va a facilitar las cosas a la hora de cumplir con tus obligaciones fiscales.

Como autónomo, llevar al día los libros contables de tu negocio te será útil para tener control sobre ingresos, gastos, lo que debes o lo que tienen que pagarte. En este sentido, nuestro programa de facturación gratuito se encarga de calcularlo todo de forma automática. Además, podrás expedir facturas y enviarlas directamente a tus clientes, programarlas, también de forma recurrente, controlar la morosidad, la tesorería y muchas otras funciones adicionales.

La cosa iría tal que así:

Los ingresos: facturas emitidas

Tendrás que  llevar un libro de registro de las facturas emitidas. Se trata de un listado de todas las facturas emitidas, ordenadas cronológicamente, y en el que tendrás que reflejar aspectos como:

  • el nº de factura
  • fecha en la que fue emitida
  • destinatario
  • base imponible
  • tipo de IVA (4%, 10% o 21%)
  • importe del IVA
  • retención de IRPF

Gracias al libro de registros sabrías cómo va la facturación de tu negocio durante un periodo determinado, normalmente de forma trimestral. En tu caso, si utilizas Selfconta tendrás gran parte del trabajo hecho y no habría problema en calcular con un par de clics cómo van los ingresos de tu negocio en la semana, cada día, en el trimestre o anualmente. Ventajas de poder usar cuando quieras tu programa de facturación gratuito.

La numeración de facturas es un requisito exigido por la Agencia Tributaria. Es importante tener en cuenta que la contabilidad de la facturación de un negocio cualquiera debe ser incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración. De este modo reducen la posibilidad de fraude o falseamiento de facturas.

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Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

A través del libro de registro de facturas emitidas tienes controlados los ingresos de tu negocio. En cuanto al control de gastos, debes saber que para la contabilización de los mismos es necesario llevar tres libros de registros diferentes:

  • el libro de registro de facturas recibidas, las que emiten nuestros proveedores cuando recibimos un servicio o mercancía, por ejemplo;
  • el libro de registro de bienes de inversión;
  • y el libro de registro de gastos.

Si eres capaz de llevarlos al día de forma adecuada, podrás saber fácilmente si el negocio genera beneficios o pérdidas y tomar decisiones en el momento adecuado, cumpliendo con todas tus obligaciones.

Libro de registro de facturas recibidas

Se trata del documento de gastos constituido por un simple listado en el que deben contabilizarse todas aquellas facturas que uno recibe, y que reflejan compras tanto de bienes como de servicios obtenidos para el desarrollo de su actividad.

En este libro de registro, igual que ocurriría en el caso de los ingresos, las facturas se incluyen asignándoles:

  • Un número concreto de factura;
  • la fecha de expedición (en la que realizaron la factura);
  • el nombre y apellidos o razón social de tu proveedor o quienquiera que sea el emisor;
  • Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor;
  • la base imponible;
  • el tipo impositivo aplicable del IVA;
  • el importe del IVA;
  • y en caso de que corresponda, la retención correspondiente.

Libro de registro de bienes de inversión

Los bienes de inversión son los que adquieras como empresario o profesional para implicar el desarrollo de tu actividad y que, además, por su naturaleza, no se consumen a lo largo de un único ejercicio, sino que se alarga en el tiempo obligando a contabilizar su coste distribuyéndolo no como gasto único de un período, sino a lo largo de varios de ellos.

Este libro funciona de forma similar que el de las facturas que recibes, el que te he explicado anteriormente. La diferencia es que sólo puedes incluir en él los bienes adquiridos cuyo coste supere los 3.000 euros de importe.

Libro de registro de gastos

En el libro de registro de gastos se incluyen los gastos, valga la redundancia, que se realizan en el negocio diariamente, tengan o no IVA. Si además, los costes están sujetos a IVA, estarán incluidos en este libro contable y en alguno de los dos anteriores.

En este libro se meterían, por ejemplo, la cuota de autónomos que pagues cada mes a la Seguridad Social, los tickets de la papelería, el gasto en gasolina si tu actividad implica el uso obligatorio de vehículos, o cualquier otro desembolso que realices que sea necesario para el desarrollo de tu actividad como autónomo.

Recuerda que con Selfconta, tu programa de facturación gratuito, podrás tener bajo control la relación de ingresos y gastos de tu negocio. Así, contarás con datos reales y podrás realizar informes sobre la situación financiera de tu negocio.

En el caso de contar tanto con factura como con ticket o recibo por un mismo gasto, ten en cuenta que sólo debes contabilizarlo como factura.

Además, ojito con guardar las facturas de las partidas que incluyes en el libro de registro de gastos. Si no las conservas, no vas a poder desgravarte luego el IVA. Debes demostrar sí o sí que estos gastos son afectos al desarrollo de tu actividad. De otro modo, podrías tener líos con la administración.

¿Cómo gestionar fácilmente los libros contables de un pequeño negocio?
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18 comentarios

  • MIRIAM

    19 noviembre, 2018

    Hola! Tengo una duda y es cómo guardar el gasto de la cuota de autónomo de la TGSS, ya que al registrar un gasto pide que rellenes datos como DNI, etc.
    gracias!

    • GesTron

      19 diciembre, 2018

      Buenos días Miriam,
      Puedes realizarlo con el cliente ”varios” (que viene creado por defecto en Selfconta) por ahora. No obstante, se está trabajando en nuevas funciones, con las que se puedan crear gastos del modo que indicas, para una mayor rapidez y facilidad.
      Saludos.

  • Sara

    3 noviembre, 2018

    Buenos días estoy buscando un programa en el cual hayan estas características en la factura y albarán tanto de compra como de venta:
    1.Bultos /2.Articulo/ 3.Envase /4. Bruto
    5.Tara/6.Neto/7.Precio/8.Importe

    • GesTron

      6 noviembre, 2018

      ¡Hola Sara!
      Creo que tengo una solución para ti. Selfconta (https://www.ayudatpymes.com/programa-facturacion-gratuito/) puede venirte bien y es gratis de forma ilimitada. Este programa te permite editar y personalizar tus facturas antes de utilizarlas, así que además de tener varios de los campos que necesitas, te ofrece la opción de editar otros, hasta que se ajuste a tus necesidades (colores y logo inclusive).

  • RUBÉN HORACIO SUÑÉ

    29 julio, 2018

    Por que cuando quiero descargar selfconta me sale este mensaje
    error de servidor interno
    El servidor encontró un error interno o una configuración incorrecta y no pudo completar su solicitud.

    Póngase en contacto con el administrador del servidor en para informarles de la hora en que se produjo est

    • GesTron

      30 julio, 2018

      Hola Rubén,

      Selfconta no se descarga, sólo tienes que entrar con tus datos de usuario y contraseña. Puedes hacerlo pinchando aquí.

  • JAVIER

    21 julio, 2018

    Buenas tardes, quisiera saber si para facturar mis servicios como autónomo de asesoría y comisiones a empresas extranjeras de latinoamérica debo pagar IVA o hacerles alguna retención, y si con vuestro programa podría hacerlo. Gracias.

    • GesTron

      6 agosto, 2018

      Hola Javier,
      Si vendes a un cliente extranjero que reside fuera de la Unión Europea no tendrás que incluir IVA en tu factura. Eso sí, es posible deducir el IVA que hayas abonado en los costes vinculados a esa operación.

      En cambio, tus compras a proveedores con fines comerciales suelen están sujetas a aranceles o, en general, tendrás que pagar el IVA en el punto de importación. De todas formas, luego te lo podrás deducir en su siguiente declaración del IVA si realizas ventas sujetas a este impuesto.

      En este artículo tienes más información al respecto http://gestron.es/modelo-349/

      Si te sigue surgiendo alguna duda, envíanos un teléfono de contacto a gestron@ayudatpymes.com y te llamamos para echarte un cable. Saludos.

  • María

    20 junio, 2018

    Buenos días, gracias por este artículo. En un curso nos dijeron que los autonomos no estamos obligados en llevar libros de contabilidad ¿esto es falso? Por otra parte, si te das de alta en distintos epigrafes (por ejemplo psicologo, formador, comercial) ¿tienes que llevar contabilidades separadas?

    • GesTron

      27 junio, 2018

      Buenos días María,
      ¿Puede ser que te hayas confundido con el Libro de visitas? Ese sí que ya no es obligatorio desde 2015. Eso sí, es obligación de los autónomo plasmar su contabilidad en determinados libros. Se trata de una recopilación de documentos donde se reflejan los movimientos financieros y económicos de tu actividad.
      En cuanto a que estás dada de alta en varios epígrafes, no deberían de llevar contabilidad separada, aunque sí debe ser mencionado en el modelo 390. Si las actividades están exentas de IVA o cualquier otra peculiaridad, sí habrá que tener cuidado y se podrá llevar en contabilidades diferenciada.
      Un saludo 🙂

  • laura

    28 abril, 2018

    Buenos dias,

    tengo una pregunta,¿ cuando en una sociedad SL ya constituida, se realiza un cambio de los dos administradores, ellos necesitan darse de alta en el mismo momento del cambio y empezar á pagar como autonomos 340 euros mensual?
    Gracias. Saludos.

    • GesTron

      14 mayo, 2018

      Hola Laura,

      Sí, siempre que también tengáis el 25% o más de la sociedad. Un saludo.

  • Julio

    1 abril, 2018

    Buenos dias

    Lo veo bastante interesante, mil gracias. Tengo una duda, podemos presentar los impuestos directamente o sacar listado segun necesidades del modelo 303 o mod 347?

    • GesTron

      6 abril, 2018

      Hola Julio, en breve estará disponible esa función. Estate atento 😉

  • BELEN

    1 marzo, 2018

    Esta bastante bien el programa, ¿no se puede descargar? Supongo que como yo, muchos autónomos pensarán que tener estos datos en una web es correr riesgos de cara a que se quede colgada, la cerréis o cualquier historia , ya que perderíamos todos los datos y tendríamos que empezar de 0.¿Me explico?

    • GesTron

      23 mayo, 2018

      Hola Belén,

      El programa se realiza de manera online y no es necesario descargarlo. Los datos se quedan guardado en la red y cumple totalmente la normativa así que, no te preocupes, porque la información sí que es descargable y por LEy, deberíamos darte acceso a tus datos siempre que lo solicites.

      Un saludo

  • Alex

    19 febrero, 2018

    Está bastante bien, estoy atento a la salida de la App para Android, en cuanto a cosas a mejorar, quisiera añadir que se pudiera enviar a dos o tres emails en vez de uno como ahora.

    Saludos

    • GesTron

      20 febrero, 2018

      Hola Alex!
      Muchísimas gracias por tu aporte. La verdad es que es interesante, voy a pasarle tu comentario al equipo de programadores. 🙂