¿Cómo gestionar fácilmente los libros contables de un pequeño negocio?

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Desde Ayuda-T Pymes ponemos a tu disposición Selfconta, un programa de facturación gratuito que te permitirá llevar la contabilidad y gestionar tu negocio de forma mucho más sencilla. De todas formas, existen una serie de registros que un autónomo debe llevar al día y hoy, en GesTron, te voy a explicar cómo funciona este rollo.

La gestión adecuada de la contabilidad que debe cumplir un pequeño negocio, según la normativa de la Agencia Tributaria, es un instrumento importante que te va a facilitar las cosas a la hora de cumplir con tus obligaciones fiscales. Además, como autónomo, llevar al día los libros contables de tu negocio te será útil para tener control sobre ingresos, gastos, lo que debes o lo que tienen que pagarte. En este sentido, nuestro programa de facturación gratuito se encarga de calcularlo todo por ti de forma automática (además de poder realizar facturas, presupuestos, albaranes, informes financieros, gestionar tus pagos a proveedores y clientes y un larguísimo etc.).

De todos modos, tanto si cuentas con Selfconta como tu programa de facturación gratuito como si no, voy a explicarte cómo debes gestionar las distintas partidas de ingresos y gastos en los libros contables de tu negocio. De ese modo lo tendrás todo en orden, aunque siempre es mejor ahorrarse las carpetas y montañas de papeles, más si contar con una buena herramienta para ello no te cuesta ni un duro. La cosa iría tal que así:

Los ingresos: facturas emitidas

Tendrás que  llevar un libro de registro de las facturas emitidas. Se trata de un listado de todas las facturas emitidas, ordenadas cronológicamente, y en el que tendrás que reflejar aspectos como:

  • el nº de factura
  • fecha en la que fue emitida
  • destinatario
  • base imponible
  • tipo de IVA (4%, 10% o 21%)
  • importe del IVA
  • retención de IRPF, lo que te expliqué en el apartado de recargo de equivalencia.

Gracias al libro de registros sabrías cómo va la facturación de tu negocio durante un periodo determinado, normalmente de forma trimestral. En tu caso, si utilizas Selfconta tendrás gran parte del trabajo hecho y no tendrás problema en gestionar tus facturas, calcular con un par de clics cómo va la facturación de tu negocio en la semana, cada día, en el trimestre o anualmente. Ventajas de poder usar cuando quieras tu programa de facturación gratuito. 🙂

La numeración de facturas es un requisito exigido por la Agencia Tributaria. Es importante tener en cuenta que la contabilidad de la facturación de un negocio cualquiera debe ser incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración. De este modo reducen la posibilidad de fraude o falseamiento de facturas.

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Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

A través del libro de registro de facturas emitidas tienes controlados los ingresos de tu negocio. En cuanto al control de gastos, debes saber que para la contabilización de los mismos es necesario llevar tres libros de registros diferentes:

  • el libro de registro de facturas recibidas, las que emiten nuestros proveedores cuando recibimos un servicio o mercancía, por ejemplo;
  • el libro de registro de bienes de inversión;
  • y el libro de registro de gastos.

Si eres capaz de llevarlos al día de forma adecuada, podrás saber fácilmente si el negocio genera beneficios o pérdidas y tomar decisiones en el momento adecuado, cumpliendo con todas tus obligaciones.

Libro de registro de facturas recibidas

Se trata del documento de gastos constituido por un simple listado en el que deben contabilizarse todas aquellas facturas que uno recibe, y que reflejan compras tanto de bienes como de servicios obtenidos para el desarrollo de su actividad.

En este libro de registro, igual que ocurriría en el caso de los ingresos, las facturas se incluyen asignándoles:

  • Un número concreto de factura;
  • la fecha de expedición (en la que realizaron la factura);
  • el nombre y apellidos o razón social de tu proveedor o quienquiera que sea el emisor;
  • Número de Identificación Fiscal (NIF) del emidor;
  • la base imponible;
  • el tipo impositivo aplicable del IVA;
  • el importe del IVA;
  • y en caso de que corresponda, la retención correspondiente.

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* Acepto las condiciones del aviso legal.

Libro de registro de bienes de inversión

Los bienes de inversión son los que adquieras como autónomo para implicar el desarrollo de tu actividad y que, además, por su naturaleza, no se consumen a lo largo de un único ejercicio, sino que se alarga en el tiempo obligando a contabilizar su coste distribuyéndolo no como gasto único de un período, sino a lo largo de varios de ellos.

Este libro funciona de forma similar que el de las facturas que recibes, el que te he explicado anteriormente. La diferencia es que sólo puedes incluir en él los bienes adquiridos cuyo coste supere los 300 euros de importe.

Hacienda cuenta con una clasificación de los tipos de bienes de inversión. Para cada grupo se aplica un tiempo de amortización determinado mínimo y máximo que debes tener en cuenta.

Por ejemplo, imagina que compras un ordenador o programas informáticos por valor de 500 euros. La amortización de este tipo de adquisición se incluiría en la categoría de Sistemas de Información. Tendrás que distribuir su coste proporcionalmente entre 3.85 y 10 trimestres, según te venga mejor. Pero no, por ejemplo, en dos meses, ni en dos años. ¿Me sigues?

Puedes consultar el listado completo en la web de la Agencia Tributaria. Sólo tienes que poner “Categorías de amortización de bienes de inversión” en cualquier buscador y listo.

Sólo para que lo tengas en cuenta, mientras tu actividad genere los suficientes ingresos, te interesa alagar la amortización de los bienes de inversión de tu negocio en el menor periodo posible, dentro de los márgenes que permita la Agencia Tributaria. Así reducirás al mínimo el impuesto que pagues a Hacienda.

Libro de registro de gastos

Ya vamos terminando. Cuarto y último librito contable. El libro de registro de gastos es susceptible de generar confusión por su nombre. Las facturas que recibimos de proveedores y los bienes que adquirimos como inversión son ambos gastos, tal como hemos visto antes. Sin embargo ninguna de esas partidas se debe incluir en este libro, sino que cuentan con uno propio.

El libro de registro de gastos se destina a la contabilidad de aquellos que, a pesar de no contar con una factura que demuestre el desembolso de dicho gasto, sí se refleja en un comprobante de pago como un ticket o recibo del banco.

En este libro se incluirían, por ejemplo, la cuota de autónomos que pagues cada mes a la Seguridad Social, los tickets de la papelería, el gasto en gasolina si tu actividad implica el uso obligatorio de vehículos, o cualquier otro desembolso que realices que sea necesario para el desarrollo de tu actividad como autónomo. Recuerda que con Selfconta, tu programa de facturación gratuito, también podrás incluir en la plataforma tus recibos y albaranes como gastos. Así contarás con datos reales a la hora de realizar con la herramienta los informes sobre la situación financiera de tu negocio.

En el caso de contar tanto con factura como con ticket o recibo por un mismo gasto, ten en cuenta que sólo debes contabilizarlo como factura.

Además, ojito con los gastos que incluyes en el libro de registro de gastos, porque al poder desgravarte luego el IVA, debes poder demostrar que están implicados necesariamente en el desarrollo de tu negocio y, de otro modo, podrías tener líos con la administración.

Selfconta es un programa de facturación gratuito que te lo pone fácil

Para acabar, sólo recordarte que si quieres tenerlo mucho más fácil a la hora de llevar la contabilidad de tu negocio, aquí te dejo el enlace para que pruebes tu programa de facturación gratuito. Si no te gusta, siempre puedes pasar de él aunque, sinceramente, seguro que te sorprendes. También me gustaría que, una vez sepas cómo funciona, me cuentes qué tal te está yendo con él y comentes si incluirías algún tipo de mejora.

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