Tipos de facturas

¿Qué tipo de facturas existen?

¿Sabes cuántos tipos de facturas existen? Seguro que, a pesar de haber hecho cientos de facturas como autónomo o pyme, todavía no tienes muy clara cuál es la diferencia entre factura ordinaria, proforma, rectificativa, etc.

Dependiendo de tu tipo de negocio puede que no necesites conocer ni la mitad de tipos, pero seguro que a muchos futuros autónomos o personas que están creando una pyme les gustaría saber cuáles son esos tipos de facturas. Nadie quiere recibir una y no saber ni de qué tipo es, ¿verdad?

Para saber cuáles son los tipos solo tendréis que seguir leyendo y os prometo que resolveré todas vuestras dudas, como siempre 😉

1. Facturas en función de su contenido

Esta clasificación es la más habitual y utilizada, ya que el resto son más bien “formales”. Veamos por qué.

Ordinarias

Facturas que documentan una actividad económica y más habituales. Al fin y al cabo, es la factura normal que vemos a diario que sirve para dejar constancia de que se ha prestado un servicio o se ha vendido un producto.

Rectificativas

¿Si te equivocas emitiendo una factura ya no hay vuelta atrás? Por supuesto que no. Para eso existen las facturas rectificativas, ya que son aquellas que (como su nombre bien indica) sirven para rectificar una factura anterior.

Por ejemplo, si te equivocas en el tipo impositivo, datos, IVA, IRPF o cualquier otro dato, emitirías una factura de este tipo. En ella debería quedar bien indicado que es una factura rectificativa y qué factura modifica para no cometer más errores.

Recapitulativas

¿Emites muchas facturas al mes para un mismo cliente? Si lo haces, seguro que te parece engorroso y aburrido tener que estar haciendo una factura tras otra. Para eso nació la factura recapitulativa, que sirve para resumir todas las facturas emitidas a un cliente en cierto periodo de tiempo.

Por ejemplo, imagina que suministras todas las semanas una serie de piezas a un taller mecánico. ¿Qué sentido tendría tener que contabilizar todas las facturas por separado? Creas una factura recapitulativa de las anteriores, que las anula, y representa a todas ellas.

2. Facturas en función del valor

¿Todas las facturas valen lo mismo? Sorpresa: ¡no! ¿Y por qué? Sigue leyendo y te lo cuento.

Proforma

La proforma es una factura que te sonará sí o sí. Es la factura que se envía con anterioridad a la prestación del servicio o venta de producto y que representa cómo será esa futura factura. Por ejemplo, si compras algo a través de Internet, puede que justo cuando lo compres te llegue una factura proforma y cuando el producto llegue a tu casa tengas en tus manos la factura original.

No tiene valor contable ni sirve para justificar un gasto. Debe ser aceptada por el cliente y posteriormente transformada en factura normal y corriente.

Copia

Factura que se queda el emisor de la misma para su documentación y que es una copia de la original. Debido a que cada vez se utiliza más la electrónica, dentro de poco no tendrá sentido clasificar las facturas por este criterio.

Duplicado

Factura duplicada para el receptor, en caso de que haya perdido la original. Al igual que en el caso anterior, quedará en desuso más temprano que tarde debido al auge de la factura electrónica.

3. Facturas en función de los requisitos

Una factura no se puede escribir de cualquier manera. Existen unos datos que deben estar en cada una de ellas, aunque a veces hay excepciones y se pueden omitir algunos según el caso.

Completa

Una factura completa es aquella que incluye todos los datos requeridos para hacer la denominada “factura modelo”. Esos datos son los siguientes:

  1. Datos del emisor: nombre y apellidos, domicilio y NIF de la persona o empresa que presta los servicios o vende los productos.
  2. Número: numeración correlativa de la serie de la factura.
  3. Fecha: día en el que se emite la factura, que debe de ser correlativa con el número. No puede haber una factura 77 en octubre y una 78 en septiembre.
  4. Datos del remitente: nombre y apellidos, dirección y NIF de la persona o empresa a la que enviamos la factura.
  5. Concepto: descripción de los servicios prestados o los productos vendidos.
  6. Importe: base imponible del coste total sin impuestos.
  7. Retención de IRPF: retención en caso de que sea necesario incluirla y según el tipo al que lo hagas como profesional.
  8. IVA: cantidad de IVA a cobrar. Dependiendo del tipo de IVA puede ser una cifra u otra, aunque lo normal es que se rija por el tipo general del 21%.
  9. Total: suma de la base imponible – IRPF + IVA.
  10. Forma de pago: medio a través del cual vas a recibir el cobro (transferencia bancaria, Paypal, …).

Simplificada

Facturas en las que no es necesario incluir todos los datos mencionados en el apartado de facturas completas. Por ejemplo, a veces los mecánicos, restaurantes y otros tipos de negocios que emiten facturas pequeñas tan solo incluyen sus propios datos y no los del cliente. Como profesional o autónomo es raro que tengas que hacer este tipo de facturas, aunque como empresa puede ser más común.

4. Facturas en función del medio

Hasta no hace muchos años casi todas las facturas se enviaban de forma tradicional, pero cada vez el mundo electrónico gana más peso y hace que digamos adiós al papel y a emitir las facturas de toda la vida.

Tradicionales

Las facturas tradicionales son aquellas que se entregan en papel o cualquier otro soporte físico. Si creas una factura física, la escaneas y la envías por correo no pasa a ser una factura electrónica, sigue siendo tradicional.

Electrónicas

La denominada e-factura es aquella en la que no se utilizaba ningún soporte físico, que es equivalente a la tradicional y que se envía a través de un fichero firmada digitalmente. Tiene la misma validez que la tradicional y no es necesario imprimirlas ni hacer nada con ellas para almacenarlas o entregarlas.

Dentro de este tipo de facturas también existen dos tipos: de datos estructurados y datos no estructurados. Las primeras están creadas bajo un formato en el cual los programas de facturación pueden identificar y contabilizar todo automáticamente (XML por ejemplo) y las segundas son creadas a través de imágenes o archivos PDF, que no son tan fáciles de escanear por estos programas.

En un futuro lo lógico es que todas las facturas sean electrónicas estructuradas, ya que de esa manera se facilitará muchísimo la gestión de las facturas y se ayudará a no tener que estar perdiendo tiempo con ellas.

¿Conocías todos los tipos de facturas?

Espero que ya cuando veas una factura sepas exactamente de qué tipo es y, si todavía te queda alguna duda, ¡solo tienes que comentar!

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2 comentarios

  • Ma. Montserrat Domingo

    26 Febrero, 2016

    Buen resumen. Faltan los importes límite: 3.000 € IVA incluido para las facturas simplificadas; también que las facturas rectificativas deben tener una serie pròpia.

    • GesTron

      26 Febrero, 2016

      Gracias por la aportación 🙂