Registro jornada: control horario en tu negocio | Cómo cumplir

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Hoy en GesTron hablamos sobre la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019 este 12 de mayo. Esta nueva normativa modificará el registro de la jornada por control horario que pasará a tener carácter obligatorio tanto para trabajadores asalariados contratados por autónomos, PYMES y grandes empresas.

En resumidas cuentas, el Gobierno pretende con el registro de la jornada controlar la hora exacta de entrada y salida del trabajador para evitar fraudes en materia laboral. El registro de jornada por control horario favorecería la contratación estable y mejoraría la empleabilidad de los trabajadores, imponiendo a la empresa la obligación de registrar día a día la jornada que realizan los trabajadores sea cual sea la modalidad de sus contratos: tiempo completo, parcial, obra y servicio, indefinido, prácticas…

¿Y qué implica esto? Sí, aplicar un sistema adecuado de control horario en tu negocio. En el mercado existen varias opciones de pago para controlar el registro de la jornada por control horario. En Ayuda T Pymes hemos desarrollado un software GRATUITO muy sencillo para dar cobertura a la nueva obligación.

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¿Por qué es obligatoria en 2019?

A comienzos de año, el abogado general del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) dio la razón a los sindicatos ante su demanda frente a Deutsche Bank en materia de jornada laboral y su control.

Bajo este fallo, el Gobierno incluyó en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo la obligatoriedad de control de la jornada laboral y cómputo de horas extraordinarias de todos los trabajadores, independientemente de su régimen:

Art.35.5 ET: A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

Art. 35.9 ET: La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Bien, pero, ¿qué se pretenden con esta medida? Pues básicamente cercar aún más el control ante las empresas y sus prácticas para evitar fraudes en cuanto a modelos de contratación que no se corresponden con la realidad, la explotación laboral o la no retribución de horas extras al no contabilizarse sistemáticamente.

Y esta realidad la reflejan organismos como la Audiencia Nacional: el 53,7% de horas extras no se registran en nuestro país, y por tanto, no se retribuyen.

Además, con la obligatoriedad del registro de jornada por control horario, se pretende garantizar la protección de la seguridad y salud del trabajador, y sobre todo, capacitarlo frente a posibles defensas judiciales al existir a partir de ahora un histórico recogido de su jornada laboral.

El quid de la cuestión será ahora cómo se gestiona y controla esa información, quién tiene acceso a los datos de registro de jornada y, sobre todo, quién puede manipularlos y en qué condiciones.

¿Cuáles son las sanciones?

El incumplimiento de la realización del registro diario de jornada laboral, el abuso horario de las jornadas o la ausencia del control horario en jornadas extra o complementarias, puede significar sanciones que van desde los 626 euros hasta los 6.250 euros. Una movida.

Pero no queda solo aquí la cosa, la misma legislación obliga a conservar estos registros al menos cuatro años para que se encuentren a disposición de los trabajadores y representantes legales, además de ante posibles inspecciones laborales. Por lo tanto, no solo tienes que implementar un sistema de control horario y registro de jornada laboral, si no que también tienes garantizar que cuentas con sistema de protección de datos.

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¿Cómo implemento el sistema en mi negocio?

Vale, hasta aquí la teoría. Ahora vamos con la práctica.

Si bien el decreto otorga la obligatoriedad de cumplimiento, en cuanto a la elección del sistema de contabilización SÍ que existe libertad de elección, siempre que sea una única fórmula y que sea aprobada por los trabajadores.

Aunque ante inspecciones de trabajo, tendrás muchos menos “problemas” si optas por sistemas informatizados que registros manuales a papel, los cuales tienen mayor facilidad de ser manipulados o de extraviar información y buscarte un problema. Debes pensar en la obligación de conservación durante al menos 4 años, por lo que a menudo estos sistemas automatizados son la mejor elección.

Si pensamos en este tipo de sistema, lo primero que se te vendrá a la cabeza es la típica tarjeta para picar, pero no es la única vía ya que ante opciones como el tele-trabajo o puestos en los que no se esté físicamente en la oficina, esta vía se hace incompatible.

Pero, ¿qué datos serán obligatorios recogerse en el sistema de control horario? Tu sistema de registro deberá incluir:

  1. Identificación de la empresa y del trabajador.
  2. Horario concreto de inicio y finalización de la jornada.
  3. Especificación de la jornada de trabajo estipulada en el contrato de trabajo.
  4. Detalle de las horas laborales ordinarias, complementarias y extraordinarias, realizadas, desglosadas por cada día de trabajo.
  5. Firma diaria del trabajador y hora de entrada y salida del centro de trabajo.
  6. Firma del representante legal de la empresa.

Así encontramos tres métodos de registro de jornada laboral:

  1. Registro en papel: se trata de la vía más tradicional dentro de los sistemas de registro y también la vía más barata. El mayor problema que tiene es su veracidad frente a inspecciones y temas legales, ya que es la más fácil de manipular. Además, su conservación es otro inconveniente ante el desgaste de lo físico frente a alternativas informáticas.
  2. Máquina de fichaje: otro de los sistemas más comunes es el registro mediante ficha o tarjeta, ya derivados en sistemas por pin con las mejoras tecnológicas. Es una ventaja para el empleador al almacenarse automáticamente todo los registros y al no tener ninguna pérdida de tiempo frente a otras alternativas. Eso sí, el coste puede suponer hasta de 600€ por sistema… Para el trabajador tiene la ventaja de no ser manipulable y quedar reflejado todas las entradas y salidas de forma informática, aunque no es apta para aquellos trabajadores cuyo puesto necesite movilidad o el propio tele-trabajo.
  3. Registro mediante dispositivos móviles o PC: Su coste reducido, la informatización de entradas y salidas, la rapidez del proceso y la no manipulación del sistema hace que se convierta en la alternativa que mayores pros tiene.

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Así que ya sabes, si te “ha pillado el toro” con esto del registro de la jornada, te recomiendo que optes por la alternativa segura de Ayuda T Pymes. Podrás disfrutar desde el momento en el que empieces a trabajar con su servicio de asesoría. No quiero leer por aquí sobre sanciones o multas por no haber encontrado una alternativa adecuado a tiempo… ¡AVISO!

BONUS TRACK | Cómo actuarán las futuras inspecciones de trabajo

El propio Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITSS) ha realizado sus valoraciones sobre la normativa del registro de la jornada, una medida que perseguían desde hace años para conseguir controlar el fraude de las horas extras no remuneradas y garantizar el descanso de los trabajadores.

Dentro de este documento, el sindicato considera necesaria la inclusión dentro de la propia redacción de la norma los siguientes aspectos:

1. La obligación de entregar un resumen mensual a los trabajadores con la jornada
realizada, al igual que ocurre con los trabajadores a tiempo parcial, artículo 12.4 c) del
Estatuto de los Trabajadores.

2. La cuantía económica se podía haber individualizado por trabajadores o por
tramos de trabajadores, como sucede con las faltas de alta, artículo 40.e. 2) del Real
Decreto Legislativo 5/2000 de 4 agosto.

3. En cuanto al modo de organizar y documentar el registro, consideramos que cuando
la norma hace referencia a que la empresa podrá organizar y documentar el registro de jornada mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, esta capacidad se refiere al modo de su organización, ya bien sea en formato digital, por escrito…

¿Y por qué tengo que saber estas valoraciones por parte del sindicato de inspectores? Bien, el siguiente apartado del documento te hará salir de dudas:

“Desde el 12 de mayo de este año, se realizarán actuaciones de la Inspección de Trabajado,
dirigidas a comprobar el correcto cumplimiento de la norma, visitando los centros de trabajo
y revisando que conste el registro de los contratos a tiempo completo, no debiendo en modo
alguno cuestionarse que no exista el registro en el centro de trabajo, pues la norma tiene
como claro objetivo el cumplimiento de la jornada ordinaria de trabajo y su control por parte
de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social”.

Y es que para saber cómo actuará el “enemigo”, hay que comprender cómo piensa. Palabrita de superhéroe.

Desde el Ministerio de Trabajo, Magdalena Valerio apuntaba que habría cierto margen de maniobra para que las empresas cumpliesen con el registro de la jornada, actuando con cabeza, mesura y sentido común.

Si bien estas declaraciones tuvieron lugar días antes de que entrara en vigor la medida, días después (agarrate) las declaraciones eran más duras: “Nadie se ha tomado en serio el registro de la jornada. Ha habido dos meses para cumplirlo y, desde luego, la Inspección de Trabajo va a actuar”.

Así que este es el panorama que nos viene encima a la resistencia de autónomos y PYMES, no hay más remedio por el momento que acatar las normas mientras que ATA y otras asociaciones intentan derrocarla. Y ante futuras inspecciones, aquí te dejo un post sobre cómo tienes que actuar. Prevención siempre camarada.

Así que ya sabes, si aún no dispones de un sistema de registro de la jornada, opta por la opción de los compañeros de Ayuda T Pymes, con un sistema de marcaje online y TOTALMENTE GRATUITO al ser cliente.

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