Gestron tecnicas de productividad

Cómo controlar el tiempo y convertirte en Flash-autónomo

Un autónomo siempre tiene poco tiempo. Es una empresa de un solo hombre y tiene que crear el producto o servicio, venderlo, atender a lo clientes, crear campañas de publicidad e incluso llevar la contabilidad y el papeleo si no ha contratado a ninguna asesoría. Vamos, que tienes que ser SuperMan para ser autónomo.

¿Te imaginas que pudieras ser Flash-autónomo en vez de simplemente autónomo? Poder hacerlo todo mil veces más rápido. Mil veces más eficiente. Hacer mil tareas más en el mismo espacio de tiempo.

Pues con los sistemas de productividad personal puedes hacerlo.

Llegar a ser Flash puede ser muy fácil y hoy te enseñaré cómo puedes hacerlo con los sistemas GTD y Pomodoro. Coge tu reloj y empieza a ver como las horas duran más y te sobra tiempo para vivir tu vida, que al final es lo importante.

GTD: getting things done

¿A quién no le gusta predecir el futuro? Pues GTD pretende que predigas el futuro de todo lo que vas a hacer cada día. Es una técnica de productividad exageradamente simple, pero también exageradamente útil.

Consiste en que cada día, antes de finalizar tu jornada de trabajo, te sientes y enumeres todas las tareas que tienes que hacer el día siguiente. La técnica sirve básicamente para traspasar todas esas tareas que “pesan” en tu cabeza a otro lugar, sea un papel, un bloc de notas, un Excel o lo que quieras.

Aunque parezca una tontería, el hecho de tener que estar recordando qué es lo que tienes que hacer te resta tiempo, te agobia y puede llegar a ser estresante. Si pones todas esas tareas en un lugar específico y las “sacas” de tu cabeza, verás como poco a poco te vas sintiendo más libre.

El GTD se lleva a cabo a través de 5 fases: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Recopilar: apúntalo todo

Coloca todas tus tareas en otro lugar que no sea tu cabeza. Como te he comentado todo vale, desde una pizarra que cuelgues en el cuarto y que te ayude a organizarlo todo mucho más fácil hasta una inteligencia artificial como Jarvis de Iron Man. El objetivo es que todo eso salga de nuestra mente.

Procesar: la regla de los 2 minutos

Una vez tengas las tareas recopiladas, tienes que empezar desde la primera hasta la última sin saltarte ninguna. Además, cada tarea que empieces, tiene que ser acabada antes de pasar a la siguiente.

Tendremos que saber también cuánto tiempo nos va a requerir cada tarea. Para ello utilizaremos la famosa regla de los 2 minutos. Cada vez que lleguéis a una tarea, haceros la siguiente pregunta:

¿Necesito más de dos minutos para hacer esta tarea?

  • Sí: haz la tarea.
  • No es mi tarea: delégala en otra persona.
  • No: pospón la tarea.

Esos 2 minutos no son exactos. Es decir, cada persona debe encontrar cuánto tiempo es para él “2 minutos”. Quizás sean 30, sean 15 o sean 5, pero debes elegir una cifra y cumplirla a rajatabla.

No podemos ponernos una cifra demasiado baja, ya que en ese caso pospondremos la tarea hasta la eternidad, ni demasiado alto porque no pospondríamos ninguna.

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Organizar: dándole forma a la lista

Una vez hayas procesado todas las tareas por debajo de los 2 minutos, te quedarán muchas otras que deben ser organizadas. Para poder ordenarlas correctamente, tienes que meterlas en categorías en las que puedas identificarlas rápidamente después. Tienes que convertirte en el Flash de las tareas pendientes.

Las categorías en las que puedes incluirlas son infinitas, pero yo te recomiendo utilizar estas 4:

  1. Tareas próximas: todo lo que haya que hacer en un futuro muy próximo y que hay que procesar cuando antes. Aquí entran todas las tareas cortas del tipo “llamar a tal”, “pedir x producto”, “escribir un email a…”, etc.
  2. Proyectos abiertos: tareas o trabajos que requieren numerosas acciones para ser completados. Tienesque ir revisando estos proyectos para que avancen y mandar varias de sus acciones a “tareas próximas” para ir haciéndolas.
  3. En espera: tareas delegadas o que necesitan que ocurra otra cosa para poder hacerlas. Si necesitas un informe para continuar con esta tarea o simplemente es algo que solo se puede hacer los viernes, se queda en espera.
  4. Tareas futuras: cosas que quieres hacer pero que te son imposibles de hacer ahora mismo. Por ejemplo, aquí encajaría “crear un nuevo producto”, “preparar una nueva campaña de Facebook Ads” o “crear una landing page”.

A todo esto hay que añadir un pequeño calendario en el que se añadan todas las “tareas obligatorias”. Estas tareas son obligaciones que hay que hacer en un plazo u hora exacto, como una reunión o la entrega de un trabajo que tiene una fecha determinada.

Revisar: cumpliendo con lo prometido

Todos los días hay que revisar todas las listas. Si no se hace, de poco te va a servir ordenarlo todo de una manera tan bonita y perfecta. Elige tu momento más productivo del día y analiza cuáles son las tareas que tienes que realizar, hazlas en orden y no dejes ninguna sin procesar.

Nunca evites hacer una tarea ni te vayas siempre hacia las más fáciles. Hazlo todo en orden y de esta manera jamás podrás “escapar” de tus obligaciones.

Hacer: a trabajar

¿De qué sirve todo este sistema si no hacemos ninguna tarea? Hay veces que nos obsesionamos tanto con ordenar que nos olvidamos de hacer. Hay que dedicar la mayor parte del tiempo a ejecutar las tareas y a cumplirlas, dejando un espacio más pequeño de tiempo para la organización de las mismas.

Jarvis Iron Man
¿Necesitas a Jarvis para organizar tus tareas? Entonces tienes un problema…

Pomodoro: regla del 25-5

La técnica de Pomodoro es una de las más populares para productividad personal, sobre todo en Internet. Cualquier freelance que trabaje desde casa o tenga Internet como principal medio de vida, o utiliza una técnica de este tipo o se pierde entre tareas.

Se fundamente bajo un plan de 5 pasos, con el que acabaremos con las distracciones y multiplicaremos por 10 nuestra productividad:

  1. Planificación: revisa todas las tareas que tienes que realizar hoy y que tienes apuntadas gracias al GTD. Decide cuáles vas a hacer hoy y empieza por la primera.
  2. Enciende el pomodoro (reloj): puedes utilizar una aplicación como Focus Booster o un cronómetro cualquiera.
  3. Trabaja en la tarea de manera intensiva durante 25 minutos: céntrate al 100% en la tarea que tengas programada en el GTD. Olvídate de todo y tan solo realiza esa tarea sin parar bajo ninguna circustancia, salvo que evidentemente sea urgente.
  4. Haz un pequeño descanso de 5 minutos: cada vez que suene el pomodoro clock tienes que parar 5 minutos. Haz cualquier cosa distinta a la que estabas haciendo y tómate esos 5 minutos como un break para relajarte.
  5. Toma descansos mayores cada 4 pomodoros: cada vez que hagas el proceso completo 4 veces, para durante 15-20 minutos para despejarte completamente. Es importante hacerlo porque sino entraremos en un peligroso bucle que hará bajar nuestra productividad.

Lo importante de la técnica de pomodoro es saber cuanto tiempo gastamos en cada tarea y conocer en cuales somos más productivos. Para ello, Focus Booster se encarga de anotar todas las tareas bajo clientes y etiquetas. Te recomiendo utilizarlo por encima de un reloj o un clásico papel y boli, ya que ahorraremos todavía más tiempo.

flash productividad

Para concentrarte y no distraerte con tareas secundarias, podría ser una buena idea contratar una asesoría que te liberará de esa carga. ¿Qué te parecería trabajar conmigo?

¿Quieres ser Flash o prefieres ser el caballo del malo?

El GTD y pomodoro te están esperando. Tu tiempo vale oro y siendo autónomo no puedes desperdiciarlo. Empieza a utilizar ambas técnicas, conviértete en un superhéroe todavía más rápido que Flash y olvida aquellos momentos en los que trabajabas durante 24/7 porque no te daba tiempo a nada. Ahora tendrás más tiempo libre y una jornada laboral más reducida gracias a estas técnicas de productividad personal.

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