¿Tienes un negocio? Supongo que sí, si has llegado hasta GesTron. ¿Cómo llevas el cierre contable? La gestión adecuada de la contabilidad de una empresa a lo largo del año fiscal, será clave fundamental para cumplir posteriormente con las obligaciones contraídas con Hacienda.
Si la contabilidad no reflejase, por algún motivo, la situación real del negocio, puedes tener noticias desagradables de la Agencia Tributaria.
Para que eso no ocurra, voy a explicarte las claves que debes tener en cuenta para llevar la contabilidad de tu negocio con la ayuda de mis compañeros de la asesoría fiscal para pymes y autónomos, Ayuda T Pymes.
Y ya metidos en materia y sin quitarle protagonismo a los trimestres y obligaciones mensuales ante Hacienda, dependiendo del caso, el momento crucial para cualquier sociedad en términos fiscales es, sin duda, el cierre contable y fiscal. ¿En qué consiste esta movida?
El cierre contable
El Plan General Contable determina que las sociedades deben tramitar el cierre contable de su empresa a final del año fiscal que, además, normalmente coincide con el final del año natural.
Realizar el cierre del ejercicio no es coser y cantar. Atento.
¿Qué es el cierre contable del ejercicio?
El concepto de cierre contable del ejercicio se refiere a una serie de gestiones ligadas al análisis de las cuentas anuales de la empresa, al proceso de cuadrarlas y, así, conocer el estado del negocio, para después trasladar toda esa información a la Administración y cumplir con las obligaciones fiscales que corresponden.
Fecha cierre del ejercicio contable 2019
Las fechas en las que se realiza el cierre contable en cada empresa, pueden variar en cada caso. La Ley obliga a todas las sociedades a llevar a cabo al menos uno cada año. Hay negocios que lo realizan semestral, trimestral e incluso mensualmente, pero lo general es que se realice a final de año. Por ello, si aún no lo has gestionado, tendrás que realizar el cierre contable de 2019 antes del día 31 de diciembre.
Una vez finiquitado el cierre contable de la empresa, cuentas con un plazo de 6 meses para realizar la declaración y dar cuentas de la situación de tu negocio ante Hacienda, para el posterior pago de impuestos o deducciones en cada caso.
Lo ideal es llevar al día la contabilidad de tu empresa, bien por tu parte, o delegándolo en manos de algún experto o asesoría contable que se encargue de que luego todo cuadre y pueda presentarse de manera adecuada.
Para mantener la información a salvo y ordenada, puedes valerte también de algún tipo de programa de facturación o software contable. Por ejemplo, aquí te dejo acceso a Selfconta, el programa de facturación gratuito que hemos desarrollado para pequeñas y medianas empresas (o autónomos).
De este modo, el cierre contable y el posterior cierre fiscal de tu empresa será algo más sencillo de abarcar.
Cómo realizar el cierre contable paso a paso
Veamos ahora cómo realizar el cierre contable paso a paso y qué trámites debes dejar listos.
Primero tendrás que asegurarte de que la contabilidad de tu empresa cuadra. Los datos deben coincidir con lo que reflejan los Libros de tu negocio y tendrás que realizar los ajustes necesarios para proceder con el Asiento de Cierre. Si todo está ok y no hay errores, ya puedes arrancar con el cierre contable de la empresa siguiendo los siguientes pasos:
- Realizar un balance de comprobación de sumas y saldos a partir del libro mayor contable para asegurarnos de cuál es la situación financiera del negocio.
- Cerciorarnos, a través del Plan General Contable, de que no existe ningún error en la contabilidad de partidas como compras a proveedores, facturación, financiación, etc.
Grupo 1 – Financiación básica
Grupo 2 – Activo no corriente
Grupo 3 – Existencias
Grupo 4 – Acreedores y deudores por operaciones comerciales
Grupo 5 – Cuentas financieras
Grupo 6 – Compras y gastos
Grupo 7 – Ventas e ingresos
Grupo 8 – Gastos imputados al patrimonio neto
Grupo 9 – Ingresos imputados al patrimonio neto
- Comprobar el recuento de existencias, que son elementos propiedad de la empresa que se emplean para incorporarlos a su proceso productivo de bienes o para venderlos a través de su actividad.
Lo más comunes son:
- Las materias primas, para fabricar otros elementos.
- Las mercaderías, que son aquellos bienes que se compran para ser vendidos sin transformación alguna.
La variación de estos elementos puede afectar al resultado de la empresa ya que pueden originar un ingreso o u gasto por variación de existencias.
A lo largo del ejercicio, la empresa va comprando existencias y lo va registrando como un gasto.
Pero si estas existencias no se venden, no supondrían un gasto, y por tanto ese gasto ya registrado habría que rebajarlo, convirtiendo las existencias no vendidas en un activo corriente (puesto que el propósito de la empresa es venderlas al corto plazo), y disminuyendo el gasto registrado por la compra.
Cuando las existencias iniciales son inferiores a las existencias finales, significa que además de las existencias que ya teníamos al comenzar el año, tenemos algunas existencias que hemos comprado durante el año y que no se han vendido o incorporado al proceso productivo.
Esto supondría un ingreso, o un menor gasto para minorar el gasto registrado con la compra y, por otro lado, las existencias no vendidas o consumidas habría que convertirlas en un activo corriente.
Cuando las existencias iniciales son superiores a las existencias finales, significa que hemos vendido/consumido todo lo que hemos comprado durante el ejercicio y, además, hemos vendido/consumido existencias que teníamos al inicio del ejercicio que suponían un activo.
En este caso, habría que dar de baja las existencias registrada como activo que se hayan vendido/consumido, y registrar el gasto que ha supuesto.
Por tanto, al inicio del ejercicio tendremos en la cuenta de existencias el saldo que arrastre del año anterior. Si no quedaron existencias, el saldo será cero.
- Reclasificar deudas y créditos y plantear una previsión para el próximo ejercicio contable. Es decir, tendrás que considerar qué deudas quedan pendientes en el próximo ejercicio, tanto con acreedores como con deudores.
- Realizar los ajustes contables necesarios para cerrar el periodo.
- Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias (grupo 7 y grupo 6 en el PGC) para conocer la rentabilidad de la empresa a corto, medio y largo plazo; así como proceder a la regularización de las cuentas de patrimonio neto a través de la diferencia de los grupos 8 y 9 (gastos imputados al patrimonio neto e ingresos imputados al patrimonio neto).
- Realizar el asiento de amortización del inmovilizado material. Para ello se tiene en cuenta su precio, estado y valor de adquisición.
- Cerrar el libro de inventarios y las cuentas anuales, asegurándote previamente de que refleja todos movimientos de la contabilidad durante ese periodo.
¿Qué es el asiento de regularización y cómo se realiza?
Para terminar con el cierre contable, tendrás que gestionar el asiento de regulación, calculando la diferencia entre ingresos y gastos de la empresa.
Según el valor del resultado, la sociedad podrá conocer si su situación contable en el ejercicio le ha generado pérdidas o ganancias.
¿Cómo hacer el asiento de cierre de una empresa?
Si has llegado hasta aquí, ya habrá llegado el momento de realizar el cierre contable del ejercicio definitivamente. Se trata del momento del ejercicio en el que se dejan de registrar las operaciones, momentánea o definitivamente, dependiendo de si realizamos cierres contables anuales o más a menudo.
A partir de aquí se ofrece una visión del patrimonio, situación financiera y resultado de la empresa en el periodo de tiempo determinado.
La realización del asiento de cierre se separa un ejercicio económico de otro, es decir, supondrá el final de un ejercicio contable y el inicio de otro.
El asiento de cierre se realizará saldando todas las cuentas abiertas, de forma que se cargarán las cuentas que tengan saldo a deber o deudor, mientras que se abonarán las que tengan saldo acreedor.
