Cierre contable: cómo realizarlo y partidas susceptibles de minorizar el IS

Cierre contable y fiscal de una empresa: 12 consejos para no liarla

Ya en las últimas del año, repasamos en GesTron un tema de contabilidad básica para PYMES: la gestión de las cuentas anuales en el cierre contable y fiscal del ejercicio.  Con el mismo motivo, echaremos un ojo a las operaciones susceptibles de reducir el pago del Impuesto de Sociedades (IS). Como siempre, nuestros amigos de la asesoría online y presencial para sociedades, Ayuda T Pymes, nos ayudarán a arrojar luz sobre todo esto.

¿Qué es el cierre contable y fiscal del ejercicio?

La definición de cierre contable es el proceso por el cual se cancelan las cuentas de resultado de una sociedad, compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, gastos de explotación y comercialización, con el fin de trasladar su importe a las cuentas de balance correspondientes (activo, pasivo y patrimonio).

El cierre contable de una empresa es, así, aspecto esencial de la contabilidad básica de cualquier sociedad de cara a conocer y contrastar la evolución y el resultado económico del ejercicio, cuantificar beneficios o pérdidas, así como a la hora de cumplimentar las obligaciones fiscales de una pyme.

Como te comentaba antes, el proceso del cierre contable de cuentas anuales implica la revisión exhaustiva de nuestra actividad contable, con el fin de atisbar desviaciones o errores y que la información quede reflejada fehacientemente.

Por su parte, el cierre fiscal es el proceso por el que la empresa elabora y presenta el resultado del ejercicio, una vez realizados todos los ajustes correspondientes. La cosa iría tal que así.

Se realiza el cierre contable, obtenido del resultado del ejercicio contable de la sociedad a partir de la diferencia de ingresos y gastos.

El cierre fiscal sería la segunda fase del proceso. Se genera a partir del cierre contable, al realizar una serie de ajustes que pueden ser consecuencia de deducciones, amortizaciones, etc. A partir del cierre contable y fiscal se conocen los impuestos que la sociedad debe pagar.

Si no cuentas con los servicios de un asesor experto, puedes darnos un toque para que nos encarguemos del cierre contable de tu empresa, o puedes tener en cuenta tú mismo las siguientes pautas:

Cierre contable de una PYME: ¿qué trámites debes revisar en las cuentas anuales?

Cuentas de tesorería 

Se trata de un registro donde queda reflejada la liquidez de tu empresa en función de los movimientos que se han realizado en sus cuentas bancarias y en la propia caja de la sociedad, las cuentas de tesorería (cuentas 570/572).

En este sentido, tendrás que asegurarte de que las cifras que se bajaran en tus cuentas anuales se corresponden con las que aparecen en los extractos bancarios a 31 de diciembre del ejercicio actual. Si existen desviaciones, tendrás que resolverlas y justificarlas.

En cuanto al flujo de caja, habrá que encargarse de contabilizar las entradas y salidas de efectivo realizadas. Los resultados no deben arrojar saldos negativos, a excepción de descubiertos justificados por el banco del grupo 52, “deudas a corto plazo”.

La cuenta 555 debe quedar a 0

Cuando en las cuentas anuales detectamos movimientos bancarios que no terminamos de identificar de forma adecuada, se contabilizan en la cuenta 555. Esta, que ayuda a contabilizar partidas desconocidas, debe quedar finalmente a cero, dichos movimientos identificados y aplicados en su cuenta oportuna.

Cómo reflejar deudas pendientes en las cuentas anuales

Cuando tenemos una deuda cuyo importe será satisfecho en un periodo superior al año, tienen que contabilizarse como cuentas de préstamo a largo plazo, dentro del grupo 170. Sin embargo, el importe que será abonado en el ejercicio actual, debe ser actualizado y ser contabilizado como cuentas de préstamo a corto plazo, en el grupo 520.

Ten en cuenta que de otro modo, las cuentas anuales de tu pyme no reflejarían el valor de sus pasivos en función al nivel de exigencia de la deuda.

Inmovilizado y amortizaciones contables

El inmovilizado se conforma por todos los bienes que son empleados por una pyme a largo plazo en el desarrollo de su actividad. Es decir, no se ‘gastan’ inmediatamente, sino que forman parte del proceso productivo de forma duradera.

Teniendo esto en cuenta, el inmovilizado no puede contabilizarse como un gasto dentro de un único ejercicio, sino como inversión. Por ello, se hace fraccionadamente a través de la amortización, llevando cada año al grupo 68 de gasto una parte del inmovilizado.

Este traspaso no puede realizarse de cualquier forma, sino que debe hacerse atendiendo a una serie de reglas determinadas por la normativa fiscal. En el caso de las PYMES, también de aquellos autónomos acogidos al régimen de estimación directa normal, las partidas amortizadas siguen las siguientes pautas:

Cuantifica tus existencias

Si compras mercancía con vistas a venderla directamente o a incorporarla en algún punto de la producción de tu empresa, ten en cuenta que su coste debe ser contabilizado no necesariamente en el ejercicio en el que ha sido repercutido, sino en el momento de ser vendida la existencia o ‘gastada’ en el proceso productivo.

Es decir, no todas las adquisiciones de existencias realizadas en un ejercicio, se contabilizan como gastos del mismo, sólo las que se han vendido o incorporado al proceso de producción en dicho año.

Esto implica necesariamente contabilizar las unidades físicas de mercancía a comienzos y a final del ejercicio. Así sabrás qué cifra debes aplicar en el grupo 3 de tus cuentas anuales de resultado.

¡Ojo con perder facturas o contabilizarlas mal!

Ojo con perder facturas y no poder justificar alguna operación o el estado de tus cuentas de clientes, proveedores y acreedores (cuentas 43 y 40/41). Asegúrate de haber contabilizado de forma adecuada tu facturación, cobros y pagos abonados. Es importante de cara a la gestión de tu contabilidad básica pero, también y sobre todo, de cara a declarar al fisco los impuestos correspondientes.

Aquí tienes un programa de facturación, contable y de gestión de negocio, totalmente gratuito para siempre. Se llama Selfconta y lo hemos desarrollado nosotros mismos pensando en las necesidades de pymes y autónomos y, la verdad, es que está bastante bien. Ya me contarás qué te parece.

Cuentas de gastos de personal y de remuneraciones pendientes de abono

Asegúrate de que la contabilización de las partidas vinculadas al personal de tu empresa (cuentas del grupo 64), como nóminas o cotizaciones en la Seguridad Social, se transladen a las cuentas 640 y 642.

La cuantía de las nóminas deben corresponderse con lo que se ha declarado a través del modelo 111 por rendimientos del trabajo, por retenciones trimestrales y el resumen del ejercicio a través del modelo 190.

Además, en la cuenta 465 de “remuneraciones pendientes de pago” se refleja un saldo correspondiente a lo que queda al pendiente de pago a los empleados.

Impuestos y cuentas con administraciones en el cierre contable

En cuanto a la declaración de las cuentas de IVA, debes haber gestionado tus obligaciones trimestralmente, habiendo hecho los traslados a cuenta correspondientes, ya en función de tu resultado (si te sale a pagar o a devolver), esos traspasos deben haberse ejecutado desde las cuentas 472 y 477 a la cuenta 470 de Hacienda como deudora o a la cuenta 475 de Hacienda como acreedora.

Al final, tendrás que asegurarte de que las declaraciones trimestrales y lo reflejado en tu contabilidad básica encaja.

En la cuenta 475, subcuenta 4751, se recogen los saldos en retenciones tributarias pendientes de pago a la Agencia Tributaria. Estos deben coincidir con los modelos 111, 115 y, si corresponde, el modelo 123, que habrás ido declarando a lo largo del ejercicio.

Si lo has hecho todo de forma correcta, estas cuentas a final de año deben reflejar la cuantía de las retenciones que tendrás que presentar en la declaración de enero. El importe de la cuenta 473, tiene que cuadrar con el total de retenciones soportadas por la empresa, así como el importe de pagos trimestrales fraccionados a través del modelo 202.

La cuenta 476 refleja los abonos realizados o a la espera de ser resueltos, en concepto de cotizaciones en seguros sociales.  Cuando termine diciembre de cada ejercicio, su importe debe ser el mismo que el del modelo TC.

Préstamos entre socios y la empresa

Es bastante común que entre los socios de una pyme y la propia sociedad, o entre empresas vinculadas, se lleven a cabo operaciones puntuales con el fin de ofrecer liquidez, que vienen siendo reflejadas comúnmente en el subgrupo de cuentas 551.

Debes tener en cuenta que este tipo de prácticas normalizadas pueden acarrearte problemas con Hacienda. Para evitarlo, además de no sistematizarlo, debes justificar las transacciones de forma adecuada. Esto implica determinar importes, el plazo de devolución y sus condiciones.

Si las operaciones de este tipo son frecuentes, los importes deben cederse a través de cuentas de préstamo/crédito, con el correspondiente registro de intereses y la liquidación de sus retenciones, o aportar el capital como patrimonio neto de la empresa en caso de que se realicen a fondo perdido.

Prorrateo de gastos

Los pagos correspondientes a gastos que cubran más de un ejercicio deben ser prorrateados para evitar descuadres en nuestra contabilidad básica (cuenta 480). Es el caso de pólizas de seguro u otro tipo de servicios cuyo desembolso abarque por ejemplo, el ejercicio actual y la mitad del siguiente.

Patrimonio neto e Impuesto sobre Sociedades

La suma de las cuentas que conforman el patrimonio neto de una pyme, es decir, la suma de las cuentas de capital social, reservas, aportaciones de socios, pérdidas de ejercicios anteriores y cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio, representa el valor real de la sociedad. Este saldo jamás debería ser negativo, ni estar por debajo del capital social.

Con la revisión de este aspecto de tu contabilidad básica, obtendrás una visión clara del estado real de tu negocio. A partir del resultado que arroje este aspecto de las cuentas anuales, podrás aplicar el gasto a asumir en concepto de Impuesto sobre Sociedades.

Subvenciones de capital

No estaría mal que también compruebes las cuentas 130 y 131 relativas a subvenciones de capital. En caso de que contuvieran salgo, es interesante traspasarlo a la cuenta de resultados del ejercicio para evitar la distorsión de los resultados de nuestras cuentas anuales, al verse minorados por su repercusión en el Impuesto sobre Sociedades.

Cierre contable y fiscal: operaciones que pueden reportar un pago menor de Impuesto de Sociedades

Ventas por operaciones a plazos o con precio aplazado: artículo 11.4 LIS

En el caso de operaciones aplazadas a más de un año, se entiende que la obtención de las rentas es proporcional a la medida en la que sean exigibles los cobros correspondientes. Por ese motivo, los cobros se pueden diferir para ejercicios siguientes.

Amortización de elementos de escaso valor: artículo 12.3 LIS

Los elementos del inmovilizado material nuevos, cuyo valor unitario no exceda de 300 euros, hasta el límite de 25.000 euros referido al período impositivo. Si el período impositivo tuviera una duración inferior a un año, el límite señalado será el resultado de multiplicar 25.000 euros por la proporción existente entre la duración del período impositivo respecto del año”.

Exención para evitar la doble imposición económica nacional o internacional: artículo 21 y 22 de la LIS

Para aplicar la exención por doble imposición, deben cumplirse dos condiciones:

  1. Debe existir una participación mínima del 5% o un valor de adquisición de la participación, directa o indirecta, superior a 20 millones de euros.
  2. La actividad debe mantenerse de forma ininterrumpida durante un año como mínimo, teniéndose en cuenta el periodo que haya estado poseída por alguna otra entidad de su grupo de sociedades definido, conforme al artículo 42 del Código de Comercio.

Si se trata de una sociedad no residente, además de las condiciones mencionadas, la entidad participada debe haber estado sujeta y no exenta de un impuesto extranjero de naturaleza equivalente, a un tipo de al menos, el 10%, tal como establece el artículo 21.1., apartado b.

Reducción de las rentas procedentes de determinados activos intangibles: artículo 23 de la LIS

Reducción del 60% multiplicado por un coeficiente de las rentas positivas procedentes de la cesión del derecho de uso o de explotación de patentes, modelos de utilidad, certificados complementarios de protección de medicamentos y de productos fitosanitarios, dibujos y modelos legalmente protegidos, que derivan del desarrollo de actividades de i+D+I a nivel tecnológico, y desarrollo, y software avanzado registrado que derive de actividades de investigación y desarrollo. También se aplicará a la franquicia, en concreto a las rentas percibidas por el franquiciador.

Amortizaciones aceleradas o libres en Empresas de Reducida Dimensión ERD: artículos 102 y 103 de la LIS 

Reducción aplicable solo para ERD, es decir, la cifra de negocios del año anterior debe ser inferior a 10 millones de euros.

Amortizaciones libres de inmovilizado material nuevo e inversiones inmobiliarias en empresas de reducida dimensión. Art. 102 LIS. Conectada con el incremento de plantilla. Incremento de plantilla respecto a los 12 meses anteriores y que se mantengan durante los 24 siguientes. El importe será el incremento de plantilla multiplicado por 120.000 euros, con el límite del valor del bien.

Amortizaciones aceleradas de elementos nuevos del inmovilizado material, de inmovilizado intangible y de inversiones inmobiliarias en empresas de reducida dimensión. Art. 103 LIS. Multiplicar por dos el coeficiente de amortización máxima de la tabla fiscal.

Contratos de arrendamiento financiero: artículo 106 LIS

Las cuotas de arrendamiento financiero son deducibles siempre que se cumplan ciertos requisitos recogidos en el artículo 106 LIS. Las cuotas de arrendamiento financiero se descomponen en:

  • Gastos financieros, deducibles generalmente, salvo excepciones concretas.
  • Amortización del coste del bien: el importe deducible no puede superar al resultado de aplicar al coste del bien el duplo del coeficiente de amortización lineal, según tablas de amortización oficialmente aprobadas que corresponda al citado bien. En caso de ERD el importe se incrementa hasta el triple.

Minoración de la Base Imponible por reserva de capitalización

Las sociedades que tributen al tipo 25%, al 30% o 15% (excepto durante el primer año de actividad), podrán disfrutar de una reducción en la base imponible del 10% del incremento de sus fondos propios, (con el límite también del 10% de la base imponible del periodo en cuestión), siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

a. Que el aumento de los fondos propios se mantenga 5 años desde el cierre del período impositivo en el que se aplique la reducción, a no ser que existan pérdidas contables en la sociedad.

b. Contar con una reserva del valor de dicha reducción (10% del incremento en fondos propios), que además tiene que constar en el balance con forma separada y título apropiado. Cuantía de la que no se podrá disponer durante 5 años.

El aumento de los fondos propios de una sociedad viene dado por la diferencia positiva entre los fondos propios con los que cuenta al cierre del ejercicio, sin incluir los resultados del mismo, y los fondos propios que existentes al inicio del mismo, dejando fuera los resultados del ejercicio anterior.

Según indica la DGT, para determinar el incremento de los fondos propios, no se deben tener en cuenta ni al inicio, ni al final del período impositivo:

  1. Aportaciones de los socios.
  2. Ampliaciones de capital o fondos propios por compensación de créditos.
  3. Ampliaciones de fondos propios por operaciones con acciones propias o de reestructuración.
  4. Reservas de carácter legal o estatutario. Teniendo en cuenta que según la Dirección General de Tributos (consulta V2357-16), el concepto de reserva legal es un concepto amplio, y no se limita a lo que la legislación mercantil entiende por reserva legal, sino que incluye a cualquier otra legislación fiscal o mercantil que obligue a dotar una reserva obligatoria, como por ejemplo la reserva por inversión de beneficios.
  5. Las reservas indisponibles que se doten por aplicación de lo dispuesto en el artículo 105 de esta Ley y en el artículo 27 de la Ley 19/1994, de 6 de julio, de modificación del Régimen Económico y Fiscal de Canarias.
  6. Los fondos propios que correspondan a una emisión de instrumentos financieros compuestos.
  7. Los fondos propios que se correspondan con variaciones en activos por impuesto diferido derivadas de una disminución o aumento del tipo de gravamen de este Impuesto.

Es decir, para que sea posible la aplicación de este incentivo fiscal, el incremento de los fondos propios debe derivar de reservas de libre disposición, originadas por la repartición del resultado del ejercicio anterior.

Minoración de la Base Imponible por reserva de nivelación en ERD

Las Empresas de Reducida Dimensión (ERD) podrán disminuir su base imponible positiva hasta el 10% de su importe total, sin superar el 1 millón de euros. Dicho descuento, no lo podrán aplicar las ERD que acaben de iniciar su actividad y tributen al 15%.

Esta minoración debe ser aplicada después de haber considerado la Reserva de Capitalización y la compensación de bases imponibles negativas. Es decir, primero se debe minorar la reserva de capitalización de la base imponible previa, después considerar la compensación de base imponibles negativas y, finalmente, sobre ese resultado la reserva de nivelación.

Si la entidad tiene bases negativas en los 5 años siguientes, el importe minorado tiene que irse sumando a las mismas hasta dejarlas en cero. Si no existen bases imponibles negativas suficientes en los cinco próximos años, el importe minorado se añade a la base imponible del quinto año.

Además, la sociedad está obligada a contar con una reserva de la misma cuantía de la minoración, indisponible hasta el momento en el que se ejerza la adición en las condiciones en las que me refiero en el párrafo anterior.

Determinadas deducciones de la Cuota Íntegra

Las deducciones de la cuota íntegra disponibles son:

  1. Deducción por I+D e Innovación Tecnológica
  2. Deducción por inversiones en producciones cinematográficas, series audiovisuales y espectáculos en vivo de artes escénicas y musicales
  3. Deducción por creación de empleo para personas con discapacidad
  4. Sociedades forestales. Deducción del 10% de los gastos o inversiones en conservación, mantenimiento, mejora, protección y acceso al monte por estas sociedades.
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