Cuándo y cómo hacer facturas en plazo legal

Cómo hacer facturas es una de las “frases” con más búsquedas en Google. Y es que la facturación es una de las tareas más comunes en el día a día de cualquier negocio. Anteriormente, ya aclaramos en gestron.es algunas dudas relacionados con facturar, como cuando explicamos qué tipos de facturas existen. Hoy abordaremos los procesos y plazos a la hora de generar y enviar facturas a tus clientes.

Y es que no todo vale y, recordemos, falsear facturas o sus datos en tu negocio, es un delito fiscal. Mejor contar con la ayuda de algún experto en contabilidad y asesoría fiscal o controlar todo al dedillo a la hora de expedir una factura.

¿Cuándo debo enviar la factura al destinatario?

¿Qué es una factura? Una factura es un documento de naturaleza comercial y valor fiscal, que acredita la compra de un producto o la prestación de un servicio entre dos partes. La factura justifica el valor de la transacción y otros detalles como la fecha en la que se realiza la operación. La contabilización y registro del cómputo de las facturas emitidas por un autónomo o empresa, determinará el nivel de ingresos resultado de la explotación de una actividad económica.

Estos ingresos junto a los gastos vinculados al desarrollo de dicha actividad, constituyen la información necesaria con la que posteriormente se procederá a la declaración de impuestos ante la Agencia Tributaria.

¿Cuándo concretamente debe el autónomo o empresa emitir y hacer llegar la factura al cliente? Dependerá de si el mismo es un particular u otra empresa a la que hemos atendido.

  • Si se trata de una operación de naturaleza b2b (business to business), es decir, realizada entre empresas o profesionales, la factura debe expedirse y estar en manos de nuestro cliente, antes del día 16 del mes posterior a la transacción o prestación del servicio.
  • Si la operación se lleva a cabo con particulares b2c (business to consumers), la factura debe emitirse y enviarse inmediatamente en el momento en el que se realiza la venta, es decir, cuando se repercute en el devengo del IVA.

Cuándo y cómo hacer facturas “especiales”: recapitulativas, rectificativas y operaciones intracomunitarias

Existen otro tipos de facturas menos comunes pero para las que también existe un plazo concreto de expedición y envío. Por ejemplo,las recapitulativas, en las que se reúnen varias facturas ordinarias expedidas al mismo cliente, dentro del mes natural; las facturas rectificativas, dirigidas a salvar errores cometidos en la emisión de cualquier factura; o las facturas que recogen ciertas operaciones intracomunitarias, que también cuentan con plazos específicos.

  • Cuando hablamos de cómo hacer facturas recapitulativas, el plazo de expedición y envío también queda supeditado a la naturaleza del cliente al que nos dirigimos: particular o profesional. En el primer caso, la expedición y el envío debe ser en el último día del mes natural en el que se hayan facturado las transacciones. En caso de tratarse de un cliente profesional o empresa, la expedición y envío deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente al que se lleva a cabo la operación.

En cuanto a la factura rectificativa, será necesaria según el art. 15 del Reglamento de Facturación en caso de que el documento original no cumpla con los requisitos establecidos, hayamos olvidado incluir algún dato, no hayamos aplicado las cuotas impositivas que correspondan o por la modificación de la base imponible del IVA.

Si te has equivocado y tienes expedir y enviar una factura rectificativa, deberá hacerse en el momento en el que tengas constancia del error, no más tarde de cuatro años desde que se emitiese la factura original.

En caso de que lleves a cabo operaciones intracomunitarias, la expedición y el envío de la factura debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente al que se haya realizado la operación.

¿Y si se me pasa el plazo? ¿Qué consecuencias habría?

Un olvido o error en este sentido que implique el incumplimiento en los plazos de expedición y envío de facturas requeridas, implica una infracción de naturaleza tributaria en relación al artículo 201 de la Ley General Tributaria.

  • Si el error comprende a los plazos establecidos para la emisión y envío del documento, la sanción será una multa pecunaria del 1% del importe del conjunto de las operaciones que hayan dado lugar a la falta.
  • Si no llegaste a emitir la factura correspondiente, el importe asciende al 2% o, si no puede identificarse el valor total, la sanción asciende a 300 euros por factura no generada y enviada como corresponde.

Además, no olvides que según establece Ley General Tributaria en el artículo 29.2, debes conservar todas las facturas, documentos y justificantes, generalmente, durante cuatro años. A menos de que se trate de operaciones y casos excepcionales que impliquen su conservación durante más tiempo, como la compra de bienes susceptibles de ser amortizados, la mejora en estos bienes, los gastos que dan acceso al disfrute de deducciones o bonificaciones…

Se trata de información imprescindible para la deducción de gastos y a la que, dadas las circunstancias, debemos ofrecer acceso inmediato a Hacienda en la forma y condiciones que establece la normativa.

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