Como hacer una factura

Cómo hacer una factura paso a paso

Te has dado de alta como autónomo o por fin has conseguido crear tu sociedad limitada y levantar tu propia empresa. ¿Sabes cuál es la operación más común que tendrás que hacer día tras día? Hacer facturas.

No importa que las crees en Excel, en Word, en un programa de facturación o a mano. Tendrás que crear facturas a diario. De hecho, cuantas más facturas crees, mejor.

¿Y cómo se hace una factura? ¿Cuándo tengo que incluir el IVA? ¿Y la retención? Pues es bastante fácil y en este artículo te enseñaré cómo hacer una factura, sea del tipo que sea.

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Contenido de una factura

Lo primero que debes saber es el contenido que debe de haber sí o sí en una factura, que es el siguiente:

  1. Datos del emisor de la factura; tus nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo prefieres.
  2. Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese ejercicio fiscal.
  3. Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura, ya que no puede una con el número 60 de septiembre y una con el número 55 de octubre.
  4. Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Puedes añadir otros datos en caso de que te parezca necesario (teléfono, correo, …).
  5. Concepto: descripción de la factura. Debes escribir el motivo (producto o servicio) por el que emites esa factura en concreto. Por ejemplo algo como “Servicios de marketing online en octubre” serviría.
  6. Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si son necesarios).
  7. Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
  8. IVA (opcional): cantidad de Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar en la factura. En la mayoría de facturas emitirás a un 21%, salvo que el tipo de IVA de tu producto sea hiperreducido, reducido o exento.
  9. Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.
  10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).

Estos 10 elementos son los más comunes en todas las facturas. Ahora veremos cómo se rellenan los más complicados, que no son otros que el IRPF, IVA e importe total.

Cómo calcular la retención de IRPF

En primer lugar, la retención de IRPF solo la realizan los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos y las sociedades no tienen que realizar dicha retención bajo ninguna circunstancia.

Para saber qué tipo de retención tienes deberías saber cuál es tu situación actual como profesional autónomo:

  • IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% hasta los primeros 18 meses de profesional autónomo.
  • IRPF general para profesionales autónomos: 15%.

Si estás leyendo este artículo, lo más normal es que seas del grupo del IRPF reducido. Y si eres una sociedad, ni tan siquiera deberías estar leyendo este apartado.

Cómo calcular el IVA

El segundo impuesto a calcular es el IVA. A pesar de que en el artículo anteriormente mencionado puedas ver los diferentes tipos de IVA, te los dejo aquí para que te hagas una idea:

  • IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
  • IVA reducido (10%): alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur, …
  • IVA general (21%): se aplica a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido. Lo más habitual es que tengas que crear facturas en este tipo de IVA.
  • Exento de IVA (0%): es muy raro que tengas que emitir una factura exenta de IVA, salvo que sea una exportación.

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Cómo calcular el importe total

El importe total de la factura se calcula dependiendo de si has tenido que incluir IVA e IRPF en tu factura. Por lo tanto, podrían ocurrirte 3 casos distintos:

  1. Factura sin IVA sin retención de IRPF: es muy poco común, pero en esta factura el importe total sería igual a la base imponible.
  2. Factura con IVA sin retención de IRPF: el importe total sería de Base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si es el caso).
  3. Factura con IVA y con retención de IRPF: el importe total sería el siguiente -> Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) – Retención IRPF (7%/15% x base imponible).

Las fórmulas pueden ser un poco feas, por lo que te pondré un ejemplo para que lo entiendas mejor.

Imagina que eres un nuevo profesional autónomo que vende servicios del régimen general de IVA. Por lo tanto, tendrías tu retención de un 7% y el IVA a un 21%.

Tienes que hacer una factura por un servicio que has cobrado 1.000 €. Ahora, apliquemos todo lo que he comentado antes:

  1. Base imponible: 1.000 €.
  2. IVA: 1.000 € x 0,21 = 210 €.
  3. Retención de IRPF: 1.000 € * 0,07 = 70 €
  4. Importe final: 1.000 € + 210 € – 70 € = 1.140 €

¿No es difícil verdad?

¿Tienes alguna duda sobre cómo elaborar una factura?

Si te ha quedado alguna duda, solo tienes que comentar y te ayudaré a crear tu factura sin problema. Hay muchas excepciones y casos particulares, como por ejemplo el del recargo de equivalencia, pero este artículo servirá para que casi cualquiera pueda crear su factura.

Si quieres conocer más sobre tus obligaciones respecto al IVA, que sepas que seguramente tendrás que presentar el modelo 303 trimestralmente. Si haces clic en el enlace te explico cómo, cuando y en qué condiciones debes declararlo. 🙂

Cómo hacer una factura paso a paso
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67 COMENTARIOS

  • Buenos días, me gustaría saber si es correcto que me cobren el IVA de las horas empleadas en realizar un trabajo, por ejemplo : el albañil me cobra
    10 sacos de cemento — 2€ = 200
    100 ladrillos — 0,10€ = 10
    3 horas de trabajo –15€= 45
    ______________
    total factura 255
    base imponible 255
    Iva 10% 25,50
    total factura 280,50.

    O si por el contrario sus horas de trabajo me las debería de cobrar sin el Iva.
    Muchas gracias.

    • ¡Buenos días Concha! ¿Qué tal?

      Si se cumplen los siguientes requisitos es correcto que se cobre el 10% del IVA:

      Que el destinatario sea persona física, no actúe como empresario o profesional y utilice la vivienda a que se refieren las obras para su uso particular.
      No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, también se comprenderán en este número las citadas ejecuciones de obra cuando su destinatario sea una comunidad de propietarios.

      Que la construcción o rehabilitación de la vivienda a que se refieren las obras haya concluido al menos dos años antes del inicio de estas últimas.

      Que la persona que realice las obras no aporte materiales para su ejecución o, en el caso de que los aporte, su coste no exceda del 40 por ciento de la base imponible de la operación.

      ¡Un saludo!

  • Buenos días soy estudiante de auxiliar contable el profesor me envió un trabajo y tengo plazo hasta hoy¿ como se realiza un proceso contable y que empresas pueden facturar ? agradezco que me puedas ayudar.

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