Como hacer una factura

Cómo hacer una factura paso a paso

Te has dado de alta como autónomo o por fin has conseguido crear tu sociedad limitada y levantar tu propia empresa. ¿Sabes cuál es la operación más común que tendrás que hacer día tras día? Hacer facturas.

No importa que las crees en Excel, en Word, en un programa de facturación o a mano. Tendrás que crear facturas a diario. De hecho, cuantas más facturas crees, mejor.

¿Y cómo se hace una factura? ¿Cuándo tengo que incluir el IVA? ¿Y la retención? Pues es bastante fácil y en este artículo te enseñaré cómo hacer una factura, sea del tipo que sea.

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Contenido de una factura

Lo primero que debes saber es el contenido que debe de haber sí o sí en una factura, que es el siguiente:

  1. Datos del emisor de la factura; tus nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo prefieres.
  2. Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese ejercicio fiscal.
  3. Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura, ya que no puede una con el número 60 de septiembre y una con el número 55 de octubre.
  4. Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Puedes añadir otros datos en caso de que te parezca necesario (teléfono, correo, …).
  5. Concepto: descripción de la factura. Debes escribir el motivo (producto o servicio) por el que emites esa factura en concreto. Por ejemplo algo como “Servicios de marketing online en octubre” serviría.
  6. Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si son necesarios).
  7. Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
  8. IVA (opcional): cantidad de Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar en la factura. En la mayoría de facturas emitirás a un 21%, salvo que el tipo de IVA de tu producto sea hiperreducido, reducido o exento.
  9. Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.
  10. Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).

Estos 10 elementos son los más comunes en todas las facturas. Ahora veremos cómo se rellenan los más complicados, que no son otros que el IRPF, IVA e importe total.

Cómo calcular la retención de IRPF

En primer lugar, la retención de IRPF solo la realizan los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos y las sociedades no tienen que realizar dicha retención bajo ninguna circunstancia.

Para saber qué tipo de retención tienes deberías saber cuál es tu situación actual como profesional autónomo:

  • IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% hasta los primeros 18 meses de profesional autónomo.
  • IRPF general para profesionales autónomos: 15%.

Si estás leyendo este artículo, lo más normal es que seas del grupo del IRPF reducido. Y si eres una sociedad, ni tan siquiera deberías estar leyendo este apartado.

Cómo calcular el IVA

El segundo impuesto a calcular es el IVA. A pesar de que en el artículo anteriormente mencionado puedas ver los diferentes tipos de IVA, te los dejo aquí para que te hagas una idea:

  • IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
  • IVA reducido (10%): alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur, …
  • IVA general (21%): se aplica a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido. Lo más habitual es que tengas que crear facturas en este tipo de IVA.
  • Exento de IVA (0%): es muy raro que tengas que emitir una factura exenta de IVA, salvo que sea una exportación.

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Cómo calcular el importe total

El importe total de la factura se calcula dependiendo de si has tenido que incluir IVA e IRPF en tu factura. Por lo tanto, podrían ocurrirte 3 casos distintos:

  1. Factura sin IVA sin retención de IRPF: es muy poco común, pero en esta factura el importe total sería igual a la base imponible.
  2. Factura con IVA sin retención de IRPF: el importe total sería de Base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si es el caso).
  3. Factura con IVA y con retención de IRPF: el importe total sería el siguiente -> Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) – Retención IRPF (7%/15% x base imponible).

Las fórmulas pueden ser un poco feas, por lo que te pondré un ejemplo para que lo entiendas mejor.

Imagina que eres un nuevo profesional autónomo que vende servicios del régimen general de IVA. Por lo tanto, tendrías tu retención de un 7% y el IVA a un 21%.

Tienes que hacer una factura por un servicio que has cobrado 1.000 €. Ahora, apliquemos todo lo que he comentado antes:

  1. Base imponible: 1.000 €.
  2. IVA: 1.000 € x 0,21 = 210 €.
  3. Retención de IRPF: 1.000 € * 0,07 = 70 €
  4. Importe final: 1.000 € + 210 € – 70 € = 1.140 €

¿No es difícil verdad?

¿Tienes alguna duda sobre cómo elaborar una factura?

Si te ha quedado alguna duda, solo tienes que comentar y te ayudaré a crear tu factura sin problema. Hay muchas excepciones y casos particulares, como por ejemplo el del recargo de equivalencia, pero este artículo servirá para que casi cualquiera pueda crear su factura.

Si quieres conocer más sobre tus obligaciones respecto al IVA, que sepas que seguramente tendrás que presentar el modelo 303 trimestralmente. Si haces clic en el enlace te explico cómo, cuando y en qué condiciones debes declararlo. 🙂

Cómo hacer una factura paso a paso
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63 COMENTARIOS

  • HOLA, Soy trabajador autonomo de transporte, pero ahora una empresa me esta exigiendo la entrega de una factura.. Es necesario registrarme como empresa de transporte (RIF, nombre y cuenta) para realizar una factura??

    • Buenos días,
      Para poder emitir una factura tendrás que darte de alta en Hacienda. Esto te servirá si la actividad que vas a realizar es puntual. Si sigues con la actividad y se convierte en habitual, necesitarás también darte de alta en la Seguridad Social.
      Saludos.

  • Hola buenas tardes soy Adrián, tengo una duda acerca de como se desgrava el IVA un restaurante, si realiza compras de bebidas alcohólicas con un tipo impositivo de un 21% de IVA y repercute sus ventas a un 10%, cuando presente el IVA al ser T.I distintos ¿como se desgravan?
    Muchas gracias

    • Hola Adrián,

      No hay ninguna especificación… el IVA de hostelería es el 10% y se pueden emitir las facturas del restaurante al 10% independientemente del IVA que hayas soportado en las compras a tus proveedores.

      Un saludo

  • Buenas,soy peluquera canina y estoy como autónoma para una empresa,cada día tengo que hacerle una factura de los perros que he hecho en él día.como lo hago?que tego que poner y donde? La factura va ser en él libro de factura que venden en los xinos.

    • Buenos días Yolanda,
      En este mismo artículo al que haces referencia tienes detallado paso a paso cómo realizar una factura, su contenido, el cálculo de IVA e IRPF, etc. En definitiva, todo lo necesario para por realizar una factura correctamente.
      Si te siguen surgiendo dudas al respecto, puedes enviarme un teléfono de contacto a mi email, gestron@ayudatpymes.com, y te llamamos para echarte una mano al respecto.
      Un saludo.

  • Buenas,
    tengo una cuestión y es que he realizado 2 facturas a mi nombre por trabajos propios.He realizado la factura a mi NIF(no estoy dado de alta como autónomo), pero solamente he realizado la retención de IVA y no de IRPF.Me aplica el IRPF? Debo ahora hablar con la empresa corregir el tema? Graci

  • Buenas.
    Soy técnico informático autónomo, mi pregunta es la siguiente: si compro un producto por 15€ y lo vendo por 20€ más I.V.A. ¿En el modelo 303 perteneciente al trimestre en la casilla del Régimen General del 21% tengo que poner 20€ y me calcula el 21% de I.V.A. no? Y estaría declarado el IVA
    .

    • Hola Alberto,

      Si tienes factura con IVA de la compra de 15 euros en Régimen General, y tu actividad genera derecho a deducción, puedes incluirlo en el apartado de IVA deducible, casilla 28 y 29 del modelo 303. En este caso, la casilla 29 no se calcula de forma automática, como ocurre con las casillas 03, 06 y 09. De todos modos, ojo, porque puedes estar en Recargo de Equivalencia.

      Si quieres que te echemos una mano, pásame un tlf de contacto a gestron@ayudatpymes.com y listo.

  • Hola. Tengo unos productos en el que fijo el pvp asi como el margen al distribuidor.
    Cuando le hago la factura al distribuidor como la calculo?
    P.e. pvp 15e. Iva 21% margen distribuidor 30%

  • Hola, voy a hacerme de Mutual Medica (alternativa al RETA) para ejercecer por cuenta propia.
    Las cuotas del MEL se que puedo desgravarlas como gastos dd actividad, pero puedo y donde desgravarme el iva de articulas y gastos relacionados con mi actividad y en que porcentaje (dietas, gasolina, etc…)

    • Hola Andreu,
      Tendrás que darte de alta en Hacienda antes de iniciar tu actividad, así que tendrás las mismas obligaciones fiscales que un autónomo a excepción de pagar la cuota al RETA. Tendrás que liquidar el IVA, IRPF y realizar las declaraciones mensuales y anuales, según corresponda. Dependerá de la naturaleza de tu actividad.
      Si quieres que te echemos una mano, envía un tlf de contacto a gestron@ayudatpymes.com y yo me encargo del papeleo y los impuestos.
      Un saludo y suerte

  • Buenas tardes, voy a iniciar mi actividad como autónomo y voy a facturar cada mes a una empresa mediadora de seguros. Mi pregunta es la siguiente: ¿como facturo las dietas y gastos de desplazamiento? ¿esos conceptos no están sujeto a IRPF verdad? ¿Cuál sería la fórmula? Gracias.

    • Hola Alex,

      Podrás incluirlo en la factura como un concepto más, es decir, incluyéndolo en la base imposible. Deberá aplicarse IVA e IRPF como parte del coste del servicio y de la base imponible de la factura. Otra opción es incluir el gasto en la factura como un suplido.

      Saludos

  • Buenas tardes 🙂 Soy ilustradora freelance, no he cobrado nunca por dibujar y este mes una empresa en UK me ha hecho un pedido y ahora me pide factura, pero no sé como hacerla porque es extranjera. He leído que los trabajos artísticos no llevan IVA, pero no sé si lleva IRPF…
    Gracias

    • Buenas Amanda,
      Entendiendo que se trata de una entrega de un objeto de arte, y que se haya contratado previamente la realización del dibujo, el tipo de IVA que se le aplica será del 10%. En cuanto al IRPF, la forma general sería del 15% pero al ser nuevo autónomo puedes acogerte al 7% los tres primeros años.

      Sin embargo, al tratarse de una empresa del Reino Unido, no tienes que añadir VAT si la empresa a la que le facturas está dada de alta en el ROI. Puedes comprobar si la empresa está dada de alta aquí.

      Además, tú también tendrías que darte de alta en ese registro, no tiene coste ninguno.
      Saludos

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