Te has dado de alta como autónomo o por fin has conseguido crear tu sociedad limitada y levantar tu propia empresa. ¿Sabes cuál es la operación más común que tendrás que hacer día tras día? Hacer facturas, que es el documento de carácter mercantil por excelencia.
No importa que las crees en Excel, en Word, en un software de facturación o a mano. Tendrás que crear facturas a diario. De hecho, cuanto más factures, mejor. Buena señal.
¿Y cómo se hace una factura?¿Qué tipo impositivo de IVA pongo? ¿Y cómo calcular la retención del IRPF? Pues es bastante fácil y en este artículo te enseñaré cómo hacer una factura, sea del tipo que sea.
¿Te gustaría crear y emitir facturas automáticamente a tus clientes? Controlar la tesorería, marcar objetivos a tu negocio, emitir facturas electrónicas, tener vigilados a los clientes que te deben dinero…
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Cómo rellenar una factura
Lo primero que debes saber es el contenido que debes rellenar para que una factura sea válida y legal.
Una factura debe incluir lo siguiente:
- Datos del emisor de la factura; tus nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puedes añadir un teléfono de contacto o un email si lo prefieres.
- Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el 1 (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante ese ejercicio fiscal.
- Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura, ya que no puede una con el número 60 de septiembre y una con el número 55 de octubre.
- Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Puedes añadir otros datos en caso de que te parezca necesario (teléfono, correo …).
- Concepto: descripción de la factura. Debes escribir el motivo (producto* o servicio) por el que emites esa factura en concreto. Por ejemplo algo como «Servicios de marketing online en octubre» serviría.
- Base imponible: cuantía de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA si son necesarios).
- Retención de IRPF (opcional): retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tengas (7% o 15%).
- IVA (opcional): cantidad de Impuesto de Valor Añadido que debes de cobrar en la factura. En la mayoría de facturas emitirás a un 21%, salvo que el tipo de IVA de tu producto sea hiperreducido, reducido o exento.
- Importe total: suma de la base imponible – IRPF + IVA si se han incluido ambos elementos.
- Método de pago: medio por el que vas a recibir el cobro de la factura en cuestión (lo más común es a través de la cuenta bancaria).
*En las empresas que venden productos por unidades, y no servicios, es muy común indicar el precio unitario y después multiplicarlo por el número de productos idénticos comprados, reflejándose el total al final de la fila.
Estos 10 pasos para realizar una factura son los más comunes en todas ellas. Ahora veremos cómo se rellenan las facturas cuando te enfrentas a los elementos más complicados, que no son otros que el IRPF, IVA e importe total.
Cómo calcular la retención de IRPF
En primer lugar, la retención de IRPF solo la realizan los autónomos profesionales. Los trabajadores autónomos y las sociedades no tienen que realizar dicha retención bajo ninguna circunstancia.
Para saber qué tipo de retención tienes deberías saber cuál es tu situación actual como profesional autónomo:
- IRPF reducido para nuevos autónomos: 7% durante el primer ejercicio de alta y el siguiente.
- IRPF general para profesionales autónomos: 15%.
Si estás leyendo este artículo, lo más normal es que seas del grupo del IRPF reducido. Y si eres una sociedad, no deberías ni estar leyendo este apartado.
Cómo calcular el IVA
El segundo impuesto a calcular es el IVA. A pesar de que en el artículo anteriormente mencionado puedas ver los diferentes tipos de IVA, te los dejo aquí para que te hagas una idea:
- IVA superreducido (4%): para el pan, la leche, las frutas, los cereales, quesos, libros, periódicos y revistas no publicitarios, medicamentos, sillas de ruedas, prótesis y VPO.
- IVA reducido (10%): alimentos en general, transporte, plantas, espectáculos deportivos amateur…
- IVA general (21%): se aplica a casi todos los productos y servicios, salvo los que están incluidos en el IVA superreducido o reducido. Lo más habitual es que tengas que crear facturas en este tipo de IVA.
- Operaciones exentas de IVA (0%): es muy raro que estés obligado a emitir una factura exenta de IVA, salvo que sean operaciones de exportación donde actúe el sujeto pasivo.
Cómo calcular el importe total
El importe total de la factura se calcula dependiendo de si has tenido que incluir IVA e IRPF en tu factura.
Por lo tanto, podrían ocurrirte tres casos distintos:
- Factura sin IVA y sin retención de IRPF: es muy poco común, pero en esta factura el importe total sería igual a la base imponible.
- Factura con IVA sin retención de IRPF: el importe total sería de Base imponible + 21% de la base imponible (o 10% o 4% si es el caso).
- Factura con IVA y con retención de IRPF: el importe total sería el siguiente -> Base imponible + IVA (21%/10%/4% x base imponible) - Retención IRPF (7% o 15% x base imponible).
Las fórmulas pueden ser un poco feas, por lo que te pondré un ejemplo para que lo entiendas mejor.
Imagina que eres un nuevo profesional autónomo que vende servicios del régimen general de IVA. Por lo tanto, tendrías tu retención de un 7% y el IVA a un 21%.
Tienes que hacer una factura por un servicio que has cobrado 1.000 €. Ahora, apliquemos todo lo que he comentado antes:
- Base imponible: 1.000 €.
- IVA: 1.000 € x 0,21 = 210 €.
- Retención de IRPF: 1.000 € * 0,07 = 70 €
- Importe final: 1.000 € + 210 € - 70 € = 1.140 €
¿No es difícil verdad? Aquí puedes ver un ejemplo de factura simplificada, que es un posible caso alternativo.
Plazo para remitir una factura
Una vez termines de hacer la factura tienes la obligación de entregarla a su destinatario. Según de quien se trate los plazos son distintos:
- Estás obligado a expedir la factura en el momento cuando NO se dirija a un profesional o a un empresario.
- En cambio, el plazo para expedir una factura es de un mes cuando se se dirija a un empresario o profesional, o sea una entrega intracomunitaria de bienes.
¿Tienes alguna duda sobre cómo elaborar una factura?
Si te ha quedado alguna duda, solo tienes que comentar y te explicaré cómo crear tu factura sin problema. También puedes recurrir al Reglamento de Facturación vigente en la Ley española, aunque no es bonito de leer ni de interpretar, como ya te imaginarás.
Hay muchas excepciones y casos particulares, como por ejemplo el del recargo de equivalencia, o las particularidades de una factura proforma, o las facturas recapitulativas, que reúnen todas las operaciones hechas en un mes natural, pero este artículo servirá para que casi cualquiera pueda rellenar la factura.
Si quieres conocer más sobre tus obligaciones respecto al IVA, que sepas que seguramente tendrás que presentar el modelo 303 trimestralmente y, de vez en cuando, porque nadie es perfecto, hacer una factura rectificativa.
En cualquier caso, no te olvides de conservar todas las facturas emitidas si no quieres problemas con Hacienda en el futuro.
